Was ist ein Call for Papers? Wie man einen CFP liest und darauf reagiert

Sie haben die richtige Konferenz gefunden. Dann haben Sie den Call for Papers geöffnet und stehen vor einer Wand aus Tracks, Seitenbegrenzungen, Anonymisierungsregeln und fünf separaten Deadlines, von denen keine diejenige war, die Sie für wichtig hielten.

Ein Call for Papers ist ein Vertrag, bevor er eine Einladung ist. Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Zeitplan, von dem Tag, an dem Sie den Aufruf finden, bis zu dem Tag, an dem das Paper in den Proceedings landet.

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Erstens: Was ein Call for Papers eigentlich ist

Ein Call for Papers, meist als CFP abgekürzt, ist die öffentliche Ankündigung, mit der eine Konferenz bekannt gibt, welche Arbeiten sie in welcher Form, bis wann und unter welchen Regeln sucht. Er entscheidet darüber, ob Ihre Einreichung zulässig ist, noch bevor jemand ein einziges Wort Ihrer Forschungsarbeit liest.

CFPs stammen von Konferenzen, Zeitschriften mit Sonderausgaben, Sammelbänden und Workshops. Die Konferenzversion ist am strengsten, da ein Treffen ein festes Datum hat und keinen Spielraum für Verzögerungen bietet.

Woche 1: Den Call wie einen Vertrag lesen

Sechs Blöcke, und die meisten Menschen überfliegen zwei davon komplett.

Die zwei Blöcke, die über die Zulässigkeit entscheiden

Länge und Review-Modell. Alles andere ist verhandelbar in dem Sinne, dass ein gutes Paper es überlebt, wenn man es leicht falsch macht. Diese beiden Punkte sind es nicht. CHI 2027 lehnt Einreichungen über 12.000 Wörtern direkt ab (Desk-Reject), es sei denn, die Länge ist stark begründet, und lehnt Verstöße gegen die Anonymisierung ausnahmslos direkt ab.

Der Block, den die Leute überfliegen

Richtlinien. Preprints, doppelte Einreichung und zunehmend die Nutzung von KI. ICLR 2027 verlangt nun eine Erklärung zur KI-Nutzung und weist darauf hin, dass diese nicht für das Seitenlimit zählt. Das ist eine neue Anforderung, sie ist obligatorisch und sie ist im unteren Drittel der Autorenrichtlinien vergraben.

Der Rest, in jeweils einer Zeile

• Themenbereich und Tracks. Die Einreichung im falschen Track ist eine häufige Ursache für eine Ablehnung.

• Einreichungstyp. Vollständiges Paper, Kurzbeitrag, nur Abstract, Poster oder Workshop, jeweils mit eigenem Limit.

• Template. Benannt, versioniert und direkt vom Veranstaltungsort heruntergeladen, anstatt von einer Kursseite.

• Portal. Welches System genutzt wird und ob die Abstract-Deadline das Hochladen des Papers sperrt.

<ProTip title="📋 Vor dem Schreiben:" description="Kopieren Sie das Limit für die Länge, den Namen des Templates und das Review-Modell ganz oben in Ihr Entwurfsdokument. Drei Zeilen Administration am Anfang ersparen Ihnen ein späteres Umschreiben." />

Immer noch Woche 1: Finden Sie heraus, welche Deadline für Sie bindend ist

Meistens ist es die Abstract-Deadline, da sie bei vielen Veranstaltungen das Tor für alles Folgende ist. Sie registrieren zuerst einen Titel und eine Zusammenfassung, und erst danach können Sie das Paper hochladen.

Die Spanne zwischen den beiden Einreichungsterminen beträgt in der Regel etwa eine Woche. Die ICLR 2027 hat ihre Abstract-Deadline auf den 18. September 2026 und ihre Paper-Deadline auf den 25. September festgelegt. Sorgen Sie dafür, dass das Abstract zum ersten Termin wirklich fertig ist, denn darauf bieten die Reviewer, wenn sie entscheiden, welche Paper sie begutachten möchten.

<ProTip title="🗓️ Deadline-Mathematik:" description="Die Zeitangabe 'Anywhere on Earth' (AoE) entspricht nicht Ihrer lokalen Mitternacht. Es ist die letzte Mitternacht auf dem Planeten, was Ihnen in den meisten Teilen der Welt zusätzliche Stunden verschafft. Verlassen Sie sich jedoch niemals auf diese Stunden, da Portale bei hoher Last blockieren können." />

Woche 2 bis 6: Schreiben Sie nach den Regeln, die Sie sich notiert haben

Zwei Regeln verändern das, was Sie tatsächlich tippen, und nicht nur das, was Sie erwarten.

Wenn die Begutachtung anonymisiert ist

Ihr Manuskript darf keine identifizierenden Details enthalten. CHI 2027 verlangt von Autoren, ihre eigenen Arbeiten in der dritten Person zu zitieren, und erklärt, dass Verstöße, auch durch ergänzendes Material oder Links zu Code-Repositories, direkt abgelehnt werden. Die ICLR ist ebenso deutlich: Jedes Paper, bei dem die Identität des Autors offenbart wird, wird direkt abgelehnt.

Wenn Sie einen Preprint veröffentlichen möchten

Die Regeln haben sich gelockert. Das ACL Rolling Review hat seine Anonymitätsfrist im Februar 2024 abgeschafft und schränkt das Posten von nicht-anonymen Preprints während des Reviews nicht ein. CHI rät ebenfalls nicht davon ab. Prüfen Sie dies für Ihre Konferenz, anstatt es einfach anzunehmen.

Wie die beiden Regeln zusammenspielen

Schlecht, in kleinen Fachgebieten. Ein Preprint unter Ihrem Namen plus eine anonymisierte Einreichung bedeutet, dass ein Reviewer, der nach einer prägnanten Formulierung sucht, Sie findet. Erlaubt ist nicht gleichbedeutend mit effektiv. Unser Leitfaden zu den zwei anonymisierten Review-Modellen zeigt auf, wie viel Anonymität tatsächlich gewahrt bleibt.

<ProTip title="🔐 Anonymität:" description="Löschen Sie das Autorenfeld in Ihren Dokumenteigenschaften und benennen Sie die Datei vor dem Hochladen um. Metadaten sind der häufigste Weg, wie eine anonymisierte Einreichung enttarnt wird, und sie sind auf der Seite unsichtbar." />

Die Woche davor: Was das Portal von Ihnen verlangen wird

Mehr als nur das Paper – und um die Extras reißen sich die Leute kurz vor der Deadline.

Die meisten Konferenzen nutzen OpenReview, EasyChair, Microsoft CMT oder PCS. Rechnen Sie damit, den Titel und die vollständige Autorenliste mit Affiliierungen und Reihenfolge anzugeben, ein Abstract als Klartext einzufügen, Themen-Keywords aus der Taxonomie der Konferenz auszuwählen, Interessenkonflikte unter Nennung von Kooperationspartnern der letzten Zeit zu deklarieren, das anonymisierte PDF unter Einhaltung eines Dateigrößenlimits hochzuladen, optional ergänzendes Material beizufügen und eine Erklärung zur KI-Nutzung abzugeben.

Zwei praktische Hinweise: Die Reihenfolge der Autoren und die Affiliierungen sind nach der Abstract-Deadline oft gesperrt. Und das von Ihnen eingefügte Abstract ist das, was die Reviewer beim Bieten sehen. Es sollte also die endgültige Version sein. Unser Leitfaden zum Schreiben eines Abstracts für eine Konferenz zeigt, was diese Version enthalten muss. Wenn Sie bei Null anfangen, ist das Verfassen auf Basis Ihrer eigenen Bibliothek besser, als auf ein leeres Feld zu starren.

<ProTip title="📮 Portal-Tipp:" description="Erstellen Sie den Einreichungsdatensatz an dem Tag, an dem das Portal geöffnet wird, selbst mit einer Platzhalterdatei. Das sichert Ihnen Ihren Platz, zeigt alle erforderlichen Felder frühzeitig auf und macht die Deadline zu einem einfachen Upload statt zu einer Tortur." />

Nach der Einreichung: Review, Rebuttal, Camera-Ready

Reviewer geben Gebote ab, die Chairs teilen zu, und die Berichte kommen über mehrere Wochen hinweg zurück. Viele Informatik-Konferenzen bieten dann eine Phase für die Stellungnahme der Autoren (Rebuttal) mit einem kurzen Zeitfenster und einer strengen Zeichenbegrenzung an. Diese dient dazu, sachliche Fehler in den Reviews zu korrigieren, nicht um neue Ergebnisse hinzuzufügen.

Camera-Ready ist eine härtere Deadline, als es aussieht. Urheberrechtsformulare, ein konformes PDF, eventuelle Gebühren für Überlänge. Wenn Sie diese verpassen, kann ein bereits angenommenes Paper immer noch aus den Konferenz-Proceedings fliegen. Wenn die Berichte gemischt ausfallen, hilft Ihnen unser Leitfaden zur Beantwortung von Peer-Review-Kommentaren bei der Erwiderung, und ein Review-Durchlauf vor der Einreichung fängt die Behauptungen ab, die ein Komitee hinterfragen wird.

Die Calls, die den Aufwand nicht wert sind

Manches von dem, was Sie finden, ist reine Werbung. Vergleichen Sie einen verdächtigen Call mit einem echten, und die Lücken zeigen sich sofort: Ein seriöser CFP nennt seine Programm-Chairs, gibt sein Review-Modell an, nennt den Indexierungsort der Proceedings und veröffentlicht Deadlines Monate im Voraus.

Sechs Signale, grob sortiert nach dem Grad der Besorgnis, die sie Ihnen bereiten sollten:

• Sie wurden per E-Mail eingeladen, schmeichelhaft und aus dem Nichts. Echte Konferenzen machen Werbung. Sie werben selten um völlig Unbekannte.

• Eine schnelle Annahme wird versprochen. Eine garantierte Entscheidung innerhalb von 48 Stunden ist kein echtes Review.

• Kein genanntes Komitee. Wenn Sie nicht herausfinden können, wer die Chairs sind und wo sie arbeiten, gibt es kein Komitee.

• Der Themenbereich ist riesig. Eine einzige Konferenz, die Ingenieurwesen, Medizin, Bildung und Management abdeckt, will nur Registrierungsgebühren verkaufen.

• Die Gebühr steht im Vordergrund, der Review-Prozess nicht.

• Indexierungsansprüche, die Sie nicht überprüfen können. Vage Versprechungen von Scopus-Abdeckung, ohne dass ein Verlag genannt wird.

Der Test, der die meisten Fälle klärt

Öffnen Sie die Proceedings vom letzten Jahr. Wenn Sie diese nicht finden können oder die darin enthaltenen Paper nichts mit dem angegebenen Themenbereich zu tun haben, lassen Sie es lieber. Das dauert neunzig Sekunden und ist zuverlässiger als jede Checkliste.

<ProTip title="🚩 Warnsignal:" description="Suchen Sie nach dem Konferenznamen plus dem Wort 'predatory' (bösartig/räuberisch), und suchen Sie dann nach zwei Autoren aus den Proceedings des letzten Jahres. Wenn keine der Suchen etwas Bekanntes in Ihrem Fachgebiet hervorbringt, betrachten Sie die Einladung als reine Werbung." />

Fragen, die auftauchen, sobald der Call offen ist

Ist ein Call for Papers dasselbe wie ein Call for Abstracts?

Nein. Ein Call for Abstracts fragt nur nach einer Zusammenfassung, meist von wenigen hundert Wörtern, und ist in der Medizin und den Biowissenschaften üblich. Ein Call for Papers verlangt das vollständige Manuskript. Einige Veranstaltungen führen beides nacheinander durch.

Kann ich dieselbe Arbeit bei zwei Konferenzen einreichen?

Fast nie zur gleichen Zeit. Regeln für doppelte Einreichungen verbieten es, dass ein Manuskript gleichzeitig bei zwei Veranstaltungen begutachtet wird. Ein Verstoß dagegen ist eine Frage der wissenschaftlichen Ethik, nicht der Formatierung. Eine aufeinanderfolgende Einreichung nach einer Ablehnung ist hingegen normal.

Werden Deadlines verlängert?

Manchmal, bei einigen Veranstaltungen, aber niemals vorhersehbar. Verlängerungen werden nach Ermessen der Chairs angekündigt, oft erst ein oder zwei Tage vor dem ursprünglichen Datum. Planen Sie so, als gäbe es keine Verlängerung.

Machen Sie aus dem Call eine Einreichung

Lesen Sie einen Call so, wie Sie einen Vertrag lesen würden, denn genau das ist er. Themenbereich, Typ, Länge, Review-Modell, Termine, Portal. Fünf Minuten mit einem Textmarker am Anfang verhindern fast jeden Fehler, durch den ein gutes Paper aus Gründen abgelehnt wird, die nichts mit der eigentlichen Forschung zu tun haben.

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Sobald der Entwurf steht, ist das Format der nächste Filter. Unsere Leitfäden zum Format von Konferenz-Papern und zu Poster-Präsentationen zeigen Ihnen, worauf das Komitee achtet, nachdem der Call seine Filterfunktion erfüllt hat.