Apa Itu Call for Papers? Cara Membaca dan Menanggapi CFP

Anda telah menemukan konferensi yang tepat. Kemudian Anda membuka panggilan pengiriman karya ilmiah dan dihadapkan pada tumpukan jalur (tracks), batas halaman, aturan anonimitas, serta lima batas waktu terpisah, yang tidak satu pun di antaranya adalah batas waktu yang Anda anggap penting.

Sebuah panggilan karya ilmiah (call for papers) adalah kontrak sebelum menjadi sebuah undangan. Panduan ini menuntun Anda melalui seluruh linimasa, dari hari Anda menemukan panggilan tersebut hingga hari karya ilmiah Anda diterbitkan dalam prosiding.

<CTA title="Ubah panggilan menjadi draf" description="Jenni membantu Anda beralih dari panggilan karya ilmiah ke draf yang terstruktur, dengan sumber-sumber yang terlampir pada setiap klaim." buttonLabel="Coba Jenni Gratis" link="https://app.jenni.ai/register" />

Pertama, apa sebenarnya panggilan karya ilmiah (call for papers) itu

Panggilan karya ilmiah, yang biasanya disingkat CFP (call for papers), adalah pengumuman publik di mana sebuah konferensi menyatakan karya apa yang diinginkan, dalam format apa, kapan batas waktunya, dan di bawah aturan apa. Pengumuman ini menentukan apakah pengiriman Anda memenuhi syarat sebelum ada orang yang membaca satu kata pun dari penelitian Anda.

Panggilan ini berasal dari konferensi, jurnal yang menerbitkan edisi khusus, volume yang diedit, dan lokakarya. Versi konferensi adalah yang paling ketat, karena pertemuan memiliki tanggal tetap dan tidak ada ruang untuk penundaan.

Minggu 1: baca panggilan tersebut seperti membaca kontrak

Ada enam bagian, dan kebanyakan orang langsung melewatkan dua bagian di antaranya.

Dua bagian yang menentukan kelayakan

Panjang tulisan dan model peninjauan. Hal lainnya dapat dinegosiasikan dalam artian bahwa karya ilmiah yang baik tetap dapat diterima meskipun ada sedikit kesalahan. Namun tidak untuk dua hal ini. CHI 2027 akan langsung menolak (desk reject) pengiriman yang melebihi 12.000 kata kecuali jika panjangnya sangat beralasan, dan langsung menolak kegagalan anonimisasi.

Bagian yang sering dilewati orang

Kebijakan. Pracetak (preprints), pengiriman ganda (dual submission), dan yang semakin meningkat adalah penggunaan AI. ICLR 2027 kini mewajibkan pernyataan penggunaan AI dan menyatakan bahwa pernyataan tersebut tidak dihitung dalam batas halaman. Itu adalah persyaratan baru, bersifat wajib, dan terkubur di tiga perempat bagian bawah panduan penulis.

Sisanya, masing-masing dalam satu baris

• Cakupan dan jalur (tracks). Mengirimkan ke jalur yang salah adalah penyebab nyata penolakan.

• Jenis pengiriman. Karya ilmiah lengkap, karya ilmiah pendek, hanya abstrak, poster, atau lokakarya, yang masing-masing memiliki batasannya sendiri.

• Templat. Bernama, berversi, dan diunduh dari situs web acara tersebut, bukan dari halaman mata kuliah.

• Portal. Sistem mana yang digunakan, dan apakah batas waktu abstrak membatasi pengunggahan karya ilmiah.

<ProTip title="📋 Sebelum menulis:" description="Salin batas panjang tulisan, nama templat, dan model peninjauan ke bagian atas dokumen draf Anda. Tiga baris administrasi di awal ini akan menghindarkan Anda dari penulisan ulang di akhir." />

Masih di Minggu 1: cari tahu batas waktu mana yang mengikat Anda

Biasanya batas waktu abstrak, karena di banyak acara, batas waktu ini menentukan segalanya setelahnya. Anda harus mendaftarkan judul dan ringkasan terlebih dahulu, barulah setelah itu Anda dapat mengunggah karya ilmiah Anda.

Jarak antara kedua tanggal pengiriman biasanya sekitar satu minggu. ICLR 2027 menetapkan batas waktu abstrak pada 18 September 2026 dan batas waktu karya ilmiah pada 25 September. Pastikan abstrak Anda benar-benar selesai pada tanggal pertama, karena abstrak itulah yang akan dinilai oleh para peninjau saat memilih karya ilmiah mana yang akan diambil.

<ProTip title="🗓️ Perhitungan batas waktu:" description="Waktu Anywhere on Earth (AoE) bukanlah tengah malam lokal Anda. Itu adalah tengah malam terakhir di planet ini, yang memberi Anda waktu ekstra di sebagian besar wilayah dunia. Jangan pernah mengandalkan jam-jam tersebut, karena portal sering kali mengalami antrean saat beban tinggi." />

Minggu 2 hingga 6: menulis sesuai dengan aturan yang telah Anda catat

Dua aturan berikut mengubah apa yang sebenarnya Anda ketik, bukan hanya apa yang Anda harapkan.

Jika acara tersebut menggunakan sistem anonim

Manuskrip Anda tidak boleh memuat detail identitas apa pun. CHI 2027 mengharuskan penulis untuk merujuk karya mereka sendiri menggunakan sudut pandang orang ketiga dan menyatakan bahwa pelanggaran, termasuk melalui materi pendukung atau tautan ke repositori kode, akan langsung ditolak. ICLR juga sama tegasnya: karya ilmiah apa pun yang identitas penulisnya terungkap akan langsung ditolak.

Jika Anda ingin melakukan pracetak (preprint)

Aturannya kini telah melonggar. ACL Rolling Review menghapus periode anonimitasnya pada Februari 2024 and tidak membatasi pengunggahan pracetak non-anonim selama proses peninjauan. CHI juga tidak melarang hal tersebut. Periksa aturan acara Anda daripada langsung berasumsi.

Bagaimana keduanya berinteraksi

Kurang baik, terutama dalam bidang yang sempit. Pracetak atas nama Anda ditambah pengiriman yang dianonimkan berarti peninjau yang mencari satu frasa unik dapat menemukan Anda. Diizinkan tidak sama dengan efektif. Panduan kami tentang dua model peninjauan anonim membahas seberapa jauh anonimitas tersebut benar-benar bertahan.

<ProTip title="🔐 Anonimitas:" description="Kosongkan kolom penulis pada properti dokumen Anda dan ubah nama berkas sebelum Anda mengunggahnya. Metadata adalah cara paling umum bagaimana pengiriman yang dianonimkan terungkap identitasnya, dan itu tidak terlihat secara langsung di halaman." />

Seminggu sebelumnya: apa yang akan diminta oleh portal

Lebih banyak daripada sekadar karya ilmiah, dan hal-hal ekstra inilah yang sering membuat orang kelimpungan menjelang batas waktu.

Sebagian besar acara berjalan di OpenReview, EasyChair, Microsoft CMT, atau PCS. Bersiaplah untuk memberikan judul dan daftar penulis lengkap beserta afiliasi dan urutannya, abstrak yang ditempel sebagai teks biasa, kata kunci topik dari taksonomi acara, deklarasi konflik kepentingan yang menyebutkan kolaborator terbaru, PDF anonim dengan batas ukuran berkas, materi pendukung opsional, dan pernyataan tentang penggunaan AI.

Dua catatan praktis. Urutan penulis dan afiliasi sering kali dikunci setelah batas waktu abstrak. Dan abstrak yang Anda tempel adalah apa yang dilihat peninjau saat melakukan penawaran (bidding), jadi abstrak tersebut harus berupa versi yang sudah selesai. Panduan kami tentang menulis abstrak untuk konferensi membahas apa saja yang dibutuhkan oleh versi tersebut, dan jika Anda memulai dari nol, menyusunnya berdasarkan pustaka Anda sendiri jauh lebih baik daripada menatap kolom yang kosong.

<ProTip title="📮 Tips Portal:" description="Buat catatan pengiriman pada hari portal dibuka, meskipun hanya dengan berkas sementara (placeholder). Ini akan memesan slot Anda, memunculkan setiap kolom wajib lebih awal, dan mengubah batas waktu menjadi sekadar aktivitas mengunggah, bukan suatu cobaan berat." />

Setelah Anda mengirimkan: peninjauan, sanggahan, dan camera ready

Peninjau mengajukan penawaran, ketua menetapkan tugas, dan laporan peninjauan akan kembali dalam beberapa minggu. Banyak acara komputasi kemudian menjalankan periode tanggapan penulis dengan waktu yang singkat dan batas karakter yang ketat. Periode ini untuk memperbaiki kesalahan faktual dalam peninjauan, bukan untuk menambahkan hasil baru.

Camera ready adalah batas waktu yang lebih ketat daripada yang terlihat. Formulir hak cipta, PDF yang sesuai aturan, biaya halaman yang melebihi batas. Jika Anda melewatkannya, karya ilmiah yang sudah diterima pun masih bisa dikeluarkan dari prosiding konferensi. Jika laporan peninjauan yang kembali menunjukkan hasil yang beragam, panduan kami tentang menanggapi komentar peninjauan sejawat membahas cara menjawabnya, dan tinjauan mandiri sebelum Anda mengirimkan dapat mendeteksi klaim-klaim yang sekiranya akan dipertanyakan oleh komite.

Panggilan karya ilmiah yang tidak sepadan dengan waktu Anda

Beberapa hal yang Anda temukan hanyalah iklan. Bandingkan panggilan yang mencurigakan dengan yang asli, maka celahnya akan langsung terlihat: CFP yang sah mencantumkan nama ketua program mereka, menyatakan model peninjauannya, memberi tahu di mana prosiding akan diindeks, dan mempublikasikan batas waktu beberapa bulan sebelumnya.

Enam sinyal, diurutkan secara kasar berdasarkan seberapa besar Anda harus mewaspadainya:

• Anda diundang melalui email, dengan kata-kata manis, entah dari mana. Konferensi nyata melakukan promosi secara terbuka. Mereka jarang mendekati orang asing secara individu.

• Penerimaan dijanjikan dengan cepat. Keputusan yang dijamin dalam waktu 48 jam bukanlah proses peninjauan yang sebenarnya.

• Tidak ada komite yang disebutkan namanya. Jika Anda tidak dapat menemukan siapa ketuanya dan di mana mereka bekerja, berarti tidak ada komite.

• Cakupannya sangat luas. Satu pertemuan yang mencakup bidang teknik, kedokteran, pendidikan, dan manajemen hanya bertujuan menjual registrasi.

• Biaya pendaftaran sangat ditonjolkan, sementara proses peninjauan tidak dijelaskan dengan jelas.

• Klaim indeksasi yang tidak dapat Anda periksa. Janji-janji samar tentang cakupan Scopus tanpa menyebutkan nama penerbitnya.

Pengujian yang menyelesaikan sebagian besar kasus

Buka prosiding tahun lalu. Jika Anda tidak dapat menemukannya, atau karya ilmiah di dalamnya tidak terkait dengan cakupan yang dinyatakan, tinggalkan saja. Ini hanya membutuhkan waktu sembilan puluh detik dan jauh lebih andal daripada daftar periksa apa pun.

<ProTip title="🚩 Sinyal bahaya:" description="Cari nama konferensi ditambah kata predatory, lalu cari dua penulis dari prosiding tahun lalu. Jika tidak ada pencarian yang menghasilkan sesuatu yang dikenali di bidang Anda, anggap undangan tersebut hanya sebagai iklan." />

Pertanyaan yang muncul setelah panggilan dibuka

Apakah panggilan karya ilmiah (call for papers) sama dengan panggilan abstrak (call for abstracts)?

Tidak. Panggilan abstrak hanya meminta ringkasan, biasanya beberapa ratus kata, dan umum terjadi di bidang kedokteran dan ilmu hayati. Panggilan karya ilmiah meminta manuskrip lengkap. Beberapa acara menjalankan keduanya secara berurutan.

Dapatkah saya mengirimkan karya ilmiah yang sama ke dua konferensi?

Hampir tidak pernah bisa pada saat yang bersamaan. Aturan pengiriman ganda (dual submission) melarang manuskrip ditinjau di dua tempat secara bersamaan, dan melanggarnya adalah masalah etika, bukan sekadar masalah format. Pengiriman berurutan setelah adanya penolakan adalah hal yang biasa.

Apakah batas waktu pengiriman sering diperpanjang?

Kadang-kadang, di beberapa acara, tetapi tidak pernah bisa diprediksi. Perpanjangan diumumkan atas kebijakan ketua, sering kali satu atau dua hari sebelum tanggal asli. Rencanakan pekerjaan Anda seolah-olah tidak akan ada perpanjangan waktu.

Ubah Panggilan Menjadi Pengiriman Karya Ilmiah

Bacalah panggilan seperti Anda membaca kontrak, karena memang begitulah adanya. Cakupan, jenis, panjang, model peninjauan, tanggal, portal. Meluangkan waktu lima menit dengan stabilo di awal akan menghindari hampir setiap penyebab karya ilmiah yang bagus ditolak karena alasan yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan penelitian.

<CTA title="Beralih dari panggilan ke draf pertama" description="Atur gaya sitasi dan tempat konferensi Anda sekali, lalu biarkan Jenni menyusun draf bersama dengan sumber-sumber yang sudah ada di pustaka Anda." buttonLabel="Susun Draf Tanggapan Saya" link="https://jenni.ai/conference-abstract-writer" />

Setelah draf selesai dibuat, format adalah filter berikutnya. Panduan kami tentang format karya ilmiah konferensi dan presentasi poster membahas apa yang dilihat komite setelah proses penyaringan awal dari panggilan tersebut selesai dilakukan.