Annexe vs Matériel Supplémentaire : Les Différences Clés Expliquées

Une annexe est intégrée à l'intérieur de votre document. Le matériel supplémentaire est hébergé ailleurs et est accessible via un lien. C'est là toute la différence, avec tout ce qui en découle, notamment l'identité de la personne qui révise le document, s'il fait l'objet d'une évaluation par les pairs et s'il est considéré comme faisant partie de la publication officielle.

Ces conséquences sont plus importantes que ce que la plupart des gens pensent, et les éditeurs sont ouvertement en désaccord à ce sujet. Nature affirme que les informations supplémentaires sont évaluées par les pairs. IOP Publishing indique que ses fichiers supplémentaires ne sont pas révisés par défaut et ne font pas partie de la version finale publiée (Version of Record). Ces deux affirmations figurent sur leurs propres pages destinées aux auteurs. Ci-dessous : ce qui va où, ce que dit réellement chaque grand éditeur et comment décider pour un élément donné.

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La différence en une seule ligne

Une annexe fait partie intégrante du document. Elle est mise en page avec tout le reste, apparaît dans la table des matières, et un lecteur qui consulte la thèse ou le PDF l'a déjà sous les yeux. Un fichier supplémentaire vit en dehors du document et doit être récupéré séparément, généralement sous la forme du fichier que vous avez téléchargé, sans modification.

Un éditorial évalué par des pairs dans Pediatric Radiology trace la frontière pratique : les annexes contiennent du matériel relativement concis pour la référence du lecteur placé en dehors de la partie principale du manuscrit, tandis que le matériel supplémentaire contient du matériel volumineux, encombrant ou grand format, et n'est pas révisé en détail par le personnel de la revue.

La règle d'or qui en découle est la suivante : si un lecteur en a besoin pendant sa lecture, il s'agit d'une annexe. S'il n'en a besoin que pour vérifier ou réutiliser votre travail, il s'agit d'un matériel supplémentaire.

Ce qui va dans une annexe

Les instruments de recherche, les versions complètes de tableaux abrégés, les guides d'entretien, les grilles de codage, les formulaires de consentement, les démonstrations mathématiques et les protocoles détaillés. Tout matériel auquel un lecteur motivé pourrait se référer au milieu d'un argument.

La norme APA 7 définit les règles de mise en forme, et il est important de les respecter car elles permettent de gagner des points facilement. S'il n'y en a qu'une seule, elle s'intitule Appendix (ou Annexe). S'il y en a plusieurs, elles sont nommées Appendix A, Appendix B, et ainsi de suite, classées dans l'ordre de leur apparition dans le texte. Chacune apparaît après la liste des références, avec le label centré et le titre à la ligne suivante. De plus, chaque annexe doit être mentionnée quelque part dans le corps du texte, sous la forme "voir l'Annexe B", car une annexe vers laquelle rien ne pointe donne l'impression d'être un contenu pour lequel vous n'avez pas trouvé de place.

Deux erreurs de convention fréquemment commises : les annexes se placent après la liste des références, et non avant. De plus, l'ordre de présentation suit la première mention dans le texte, et non l'ordre dans lequel vous les avez créées.

<ProTip title="&#128206; Identifiez-la :" description="Rédigez l'appel à l'annexe dans le texte au moment même où vous la créez. Les annexes ajoutées à la fin finissent presque toujours par ne pas être référencées, et une annexe non référencée est l'élément le plus facile à critiquer pour un examinateur de thèse" />

Ce qui va dans le matériel supplémentaire

Les ensembles de données (datasets), les codes d'analyse, les vidéos et fichiers audio, les très grands tableaux, les méthodologies approfondies, les figures complémentaires et tout ce qui surchargerait l'article s'il était mis en page. Les caractéristiques déterminantes sont la taille et l'aspect brut du contenu, plutôt que son importance.

Les éditeurs imposent de réelles limites. Nature autorise un maximum de dix fichiers, avec des fichiers audio ou vidéo allant jusqu'à 30 Mo chacun, pour un total cumulé de 150 Mo. PLOS recommande de maintenir chaque fichier sous la barre des 10 Mo. IOP limite les fichiers individuels à 50 Mo et le total, article compris, à 150 Mo.

Les règles de numérotation diffèrent selon l'éditeur et ne sont pas facultatives. PLOS exige que les éléments soient cités dans le texte sous la forme S1 Table, S2 Fig, etc., et qu'ils soient accessibles uniquement via un lien hypertexte dans la légende. Vérifiez le modèle de votre revue cible avant de préparer vos fichiers, car renommer une douzaine d'éléments supplémentaires à la dernière minute est un travail fastidieux.

Les éditeurs ne sont pas d'accord, et cela a son importance

Voici le tableau qu'aucune autre page sur ce sujet ne semble proposer. Toutes ces informations sont directement tirées des propres guides aux auteurs des éditeurs.

IOP va plus loin que les autres et affirme clairement que le matériel supplémentaire ne fait pas partie de la version finale publiée (Version of Record). C'est une déclaration importante. Cela signifie que le matériel est disponible mais qu'il ne fait pas, formellement, partie de l'article publié.

Les revues d'un même éditeur peuvent également différer. Le Journal of Monetary Economics indique aux auteurs que, tout en encourageant les documents supplémentaires, il ne les examine pas avec le même niveau de détail que l'article principal.

<ProTip title="&#128682; Décidez :" description="Lisez la politique relative au matériel supplémentaire de votre revue cible avant de décider de ce que vous allez retirer de l'article. Si cette revue n'évalue pas les fichiers supplémentaires, tout élément crucial pour votre conclusion doit rester dans le texte principal" />

Le matériel supplémentaire est-il évalué par les pairs ?

La réponse honnête est que cela dépend entièrement de l'éditeur, et que vous ne pouvez rien présumer. Cela a une conséquence directe sur votre manière d'écrire.

Si une affirmation dans votre section de résultats dépend d'un élément qu'un réviseur ne verra jamais, cette affirmation est de fait non vérifiée. Dans une revue qui n'évalue pas les fichiers supplémentaires, un test de robustesse enfoui dans un PDF complémentaire n'aura fait l'objet d'aucun examen, quelle que soit sa rigueur. La pratique la plus sûre consiste à conserver tout ce sur quoi repose réellement votre conclusion à l'intérieur de l'article évalué, et d'utiliser l'espace supplémentaire pour le matériel qui facilite la réutilisation et la réplication, plutôt que pour le matériel qui soutient votre argumentation.

Un piège connexe : les réviseurs qui ont accès à ces fichiers ne les ouvrent souvent pas. Écrire "voir le tableau supplémentaire S4" au lieu de présenter un résultat est un moyen courant de voir une découverte traitée comme si elle n'existait pas.

<ProTip title="&#128451; Archivez-le :" description="Ne laissez jamais un fichier supplémentaire être la seule copie d'un élément. Les éditeurs changent de plateforme et les liens meurent, alors conservez le même matériel dans un dépôt avec son propre identifiant persistant" />

Est-il citable et indexé ?

Cela dépend également de l'éditeur, et c'est là que les différences pratiques deviennent marquantes.

IOP attribue un DOI pour chaque fichier supplémentaire, précisant que chacun recevra un identifiant unique afin d'être citable et découvrable. Nature et PLOS hébergent les fichiers supplémentaires sous le propre DOI de l'article sans identifiant distinct, bien que PLOS les dépose également sur Figshare.

Ainsi, un fichier supplémentaire peut être citable de manière indépendante, ou il peut n'être accessible qu'à travers l'article. Une annexe, en revanche, n'est jamais citable de manière indépendante, car elle fait partie intégrante du document, ce qui la rend justement si fiable.

Les déclarations de disponibilité des données sont une troisième chose

Il convient de faire la distinction, car on les confond constamment. Le matériel supplémentaire est un contenu que vous téléchargez aux côtés de l'article. Une déclaration de disponibilité des données est une indication de l'endroit où l'on peut trouver les données sous-jacentes, qui se trouvent généralement dans un dépôt externe plutôt que dans la revue elle-même.

La politique de Nature demande que les déclarations décrivent l'ensemble minimal de données nécessaire pour interpréter, répliquer et exploiter les méthodes ou les résultats, incluent les codes d'accès et les liens, et stipule que la méthode privilégiée pour partager de grands ensembles de données est de passer par des dépôts publics. Les ensembles de données sont ensuite cités dans la liste des références plutôt que d'être joints sous forme de fichiers.

Cette pratique mérite d'être suivie pour ses propres avantages. Un ensemble de données dans un dépôt thématique reçoit un identifiant persistant, une licence et un gestionnaire. Le même ensemble de données téléchargé sous forme de fichier ZIP supplémentaire ne bénéficie d'aucun de ces avantages.

Décider de la destination d'un élément donné

Posez-vous ces quatre questions, dans cet ordre.

Ma conclusion en dépend-elle ? Si oui, sa place est dans le texte principal, ou dans une annexe si vous rédigez une thèse. Jamais dans un espace supplémentaire non révisé.

Le lecteur en aurait-il besoin pendant sa lecture ? Si oui, optez pour l'annexe. S'il n'en a besoin que pour vérifier ou réutiliser vos travaux, placez-le en matériel supplémentaire.

S'agit-il de données brutes plutôt que d'une explication ? S'il s'agit d'un ensemble de données, placez-le dans un dépôt et rédigez une déclaration de disponibilité des données, plutôt que de le joindre sous forme de fichier.

Peut-il être mis en page ? Les vidéos, le code et le matériel interactif ne le peuvent pas. Cela tranche la question, indépendamment des trois autres critères.

Pour une thèse en particulier, la plupart de ces questions ne se posent pas : les thèses contiennent des annexes intégrées au document, et la question du matériel supplémentaire ne devient concrète que lorsque vous transformez un chapitre en article de revue. À ce stade, le matériel qui s'intégrait parfaitement dans une annexe doit être réparti entre le texte principal, les fichiers supplémentaires ou un dépôt externe. Il est important de faire ce choix de manière délibérée plutôt que de tout envoyer dans le matériel supplémentaire par défaut.

<ProTip title="&#128214; Où se trouve sa place :" description="Avant de soumettre, listez chaque élément non textuel et écrivez à côté s'il est évalué, mis en page et citable dans votre revue cible. Tout élément qui ne remplit aucun de ces trois critères doit être quelque chose dont votre argumentation peut se passer" />

Placez le matériel essentiel là où il sera lu

La distinction semble administrative, mais elle touche en réalité à la rigueur scientifique. Une annexe se trouve à l'intérieur du document évalué. Le matériel supplémentaire peut être évalué ou non, n'est presque jamais révisé sur le plan éditorial, et se situe parfois formellement en dehors de la publication officielle chez certains éditeurs.

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Prenez votre décision en vous demandant quel est le rôle de ce matériel dans votre argumentation, puis vérifiez la politique spécifique de la revue à laquelle vous soumettez votre travail, plutôt que de supposer qu'elle est identique à la précédente. Le soin apporté à la structuration des différentes parties d'un article et à la description de vos méthodes s'applique également ici, car un lecteur qui ne peut pas accéder à vos outils de recherche ne peut pas évaluer la valeur de votre étude.