正式與非正式寫作：如何為各種情境選擇合適的語氣

不確定寫給教授的電子郵件是否顯得過於隨意，或者您的網誌文章是否感覺過於生硬？您的寫作方式會形塑讀者對您的公信力和個性的看法。

本指南剖析了正式寫作與非正式寫作之間的主要區別，並向您展示如何自信地在兩者之間進行切換。

什麼是正式寫作？

正式寫作是專業、學術和官方溝通的基石。您可以將其想像為著裝一套剪裁合身的西裝，它展現了權威、能力以及對受眾的尊重。這種風格在學術論文、商業提案、法律文件和研究報告中占主導地位，保持客觀語氣和複雜句型結構，同時避免使用俚語或口語等隨性語言。對於學術情境，請參閱我們的在學術寫作中掌握正式語氣指南。

思考這個例子："該研究證明了學習習慣與學業表現之間存在著顯著的相關性。" 

請注意其精確的詞彙、第三人稱視角以及完全沒有對話式元素。正式寫作通過一致性和專業性建立信任，進而創造對專業知識和深入分析的期望，而非個人觀點。

<ProTip title="💡 實用小撇步：" description="先確定您的讀者。正式語氣能為教授或雇主建立公信力，而非正式語氣則有助於您與同儕或網誌讀者建立連結。" />

什麼是非正式寫作？

非正式寫作聽起來就像與朋友對話一樣輕鬆、直接且親切。您會在親友郵件、網誌文章、社群媒體更新和敘事性散文中看到這種文體。常見標誌包括：

<BulletList items="縮寫字和日常詞彙。|第一人稱或第二人稱代名詞（我、我們、你）。|在適當時使用較短的句子、表情符號或有趣的標點符號。" />

示例句子：“研究表明，更好的學習習慣確實能幫助學生在學校取得更好的成績。”

與正式例子的想法相同，但更輕快、更平易近人——非常適合在您想要建立連結而非展現權威時使用。

<ProTip title="💡 實用小撇步：" description="大聲朗讀正式文本，以發現混入其中的隨性詞彙。如果某個句子聽起來像日常對話，請切換至更精確客觀的措辭。" />

主要區別

了解正式和非正式寫作在多個維度上的差異，有助於您做出更好的風格選擇。在修改作品或切換不同受眾時，請注意這些元素，它們是創造獨特閱讀體驗的基石。

語氣與目的

正式寫作帶有一種專業、尊重的語氣，旨在通過邏輯和證據來進行資訊傳遞、分析或說服。想想學術期刊或政策報告，它們保持情感距離以體現客觀性。

然而，非正式寫作則採用了個性化和具表達力的語氣。其主要目標包括娛樂、連結或分享經驗。非正式寫作中的溫暖感能讓複雜的話題變得更容易理解且更令人難忘。

語氣與情境相契合不僅有所幫助，對於清晰度和公信力更是至關重要。不匹配可能會使讀者感到困惑，或完全削弱您想傳達的訊息。

詞彙與選詞

正式寫作會選擇精確、特定學科的詞彙，以展示專業知識。醫學論文會使用“心血管功能障礙”等術語，而不是“心臟問題”。法律文件會選擇“終止”而非“結束”。

非正式寫作則偏好大多數人能立即理解的日常語言。它歡迎慣用語（“小菜一碟”）、隨性表達（“超值的”），甚至在適當時候使用地方俚語。

<ProTip title="💡 實用小撇步：" description="正式寫作應避免誇大或情緒化的語言。試著用「顯著進步」來代替「驚人的突破」。" />

句子結構與語法

正式寫作構建了更長、更複雜的句子，可以容納多個想法和關係。這些句子通常包含從屬子句、正式過渡詞和多樣化的結構，以創造精緻流暢的節奏。當作者需要更多深度或變化時，可以使用工具來在線上擴展句子——包括我們的AI 句子和段落擴展工具。

非正式寫作則偏好更短、更有力的句子，以鏡像反映自然的說話模式。「它很有效。原因如下。」這種直接性能幫助讀者快速處理資訊並保持參與度。

在非正式寫作中，語法規則變得更加靈活，但清晰度絕不應因此妥協。 

代名詞的使用

正式寫作通常避免使用第一和第二人稱代名詞（我、你），而傾向於使用第三人稱或被動語態結構。例如使用「研究指出」而非「我發現」或「你會發現」。

非正式寫作則愛用人稱代名詞來建立連結。比較以下方法：

非正式版本感覺更具互動性和可操作性，而正式版本則保持了專業距離。

<BulletList items="正式：（人們可能需要考慮這項研究的意義）。|非正式：（你絕對應該思考這項研究意味著什麼）。" />

縮寫、俚語和慣用語

正式寫作會完整拼寫出縮寫（do not, cannot, will not），並避免使用可能混淆國際讀者或產生歧義的比喻性語言。

非正式寫作則歡迎縮寫和豐富多樣的表達方式。像 “Don't put all your eggs in one basket”（不要把所有雞蛋放在同一個籃子裡）在隨性的商業網誌中效果極佳，但若出現在財務報告中，則顯得不合時宜。

請記住，隨性的表達方式在專業情境中可能會損害清晰度或公信力，因此請根據受眾的期望進行謹慎選擇。

標點符號與排版

正式寫作使用極少的標點符號，並遵循傳統的排版慣例。分號、破折號和複雜的引用格式會經常出現。

非正式寫作可能包含多個驚嘆號、富有創意的排版，甚至策略性地使用表情符號來增強意義和情感連結。

何時使用正式寫作

在準確性和權威性比親切感更重要的任何時候，都要使用正式語氣：

<BulletList items="學術作品：論文、論文、同行評審文章。|專業文件：資助提案、年度報告、求職信。|法律、醫學和政府文本：字句帶有 юридический 責任的地方。" />

如果您正在修改課堂草稿，我們關於在學術論文中避免非正式寫作的提示可以幫助您發現並解決常見問題。

非正式：“我們很快會研究這件事。”
正式： “委員會將審查該提案，並於 2025 年 9 月 15 日前提交審查結果。”

重要原因：根據全美大學與雇主協會（NACE）的 2025 年就業展望調查演算法，超過四分之三的雇主表示，他們會在社會新鮮人的簡歷中尋找強大書面溝通能力的證據。

<ProTip title="💡 實用小撇步：" description="AI 工具（例如論文改寫工具）可以幫助您快速優化正式度，無需多次修改或外部反饋，從而提高編輯過程的效率。" />

如何選擇合適的風格

在正式與非正式寫作之間進行選擇取決於三個關鍵因素：受眾的期望、您的溝通目標以及任何既有的風格要求。無論您是需要在不同作業之間切換的學生，還是每天需要處理多個寫作專案的專業人士，這個決策框架都適用。

了解您的受眾 – 快速檢核表

✔ 他們是否期望權威性？（教授、主管、官員）→ 偏向正式
✔ 他們是同儕、客戶還是大眾讀者？ → 對話式的語氣通常效果更好
✔ 英語是他們的第二語言嗎？ → 無論正式程度如何，都要保持句子清晰並避免大量專業術語

若有疑問，請瀏覽您所在領域中類似的高成效文章；它們會揭示讀者已經信任的寫作風格。

明確您的目標 – 三步驟決策指南

1. 告知或報告研究結果？
   使用正式語氣來展現中立和公信力。

2. 說服或銷售？
   將正式論證與平易近人的語言相融合 – 清晰第一，修飾第二。

3. 娛樂或建立關係？
   採用非正式風格：縮寫、“你”、簡短行文，或者加入一些幽默感。

經驗法則：涉及的利益關係越大或法律風險越高，您就越需要正式性。

遵循規則 – 當風格指南凌駕於個人偏好之上

有些領域完全消除了猜測：

<BulletList items="大學：APA、MLA、芝加哥格式 – 不可自由發揮。|公司：品牌語調指南會規定其語氣（通常是半正式）。|面對公眾的文件：政府公告或法律備忘錄預設為嚴格的正式風格。" />

如果指南語焉不詳，請選擇偏向正式的風格；以後要增添溫暖感，總比事後為顯得不專業的隨性措辭進行補救要容易得多。

尋找合適的語氣

了解何時選擇正式或非正式風格，能讓您在寫作時不再苦惱，並幫助每個句子都能按照您預期的方式傳達給讀者。

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如果您想要一個能幫助您找到合適語氣的工具，Jenni 可以適應您選擇的正式程度，讓您能夠專注於清晰度而非排版格式——當您需要重新表述句子而不改變意思時，我們的免費 AI 改寫工具會非常實用。