Call for Papers (CFP) Nedir? Bildiri Davetleri Nasıl Okunur ve Nasıl Yanıtlanır?

Doğru konferansı buldunuz. Ardından çağrı metnini açtınız ve bir anda karşınıza konu başlıkları, sayfa sınırları, anonimlik kuralları ve hangisinin gerçekten önemli olduğunu çözemediğiniz beş farklı son teslim tarihi çıktı.

Bildiri çağrısı (Call for Papers), bir davetten ziyade bir sözleşmedir. Bu rehber, çağrıyı bulduğunuz ilk günden, bildirinizin bildiri kitabında (proceedings) yer alacağı güne kadar tüm süreci adım adım ele alıyor.

<CTA title="Çağrıyı taslağa dönüştürün" description="Jenni, bildiri çağrısından yapılandırılmış bir taslağa geçmenize yardımcı olur ve her iddianızı kaynaklarıyla ilişkilendirir." buttonLabel="Jenni'yi Ücretsiz Deneyin" link="https://app.jenni.ai/register" />

Öncelikle, bildiri çağrısı (CFP) tam olarak nedir?

Genellikle CFP olarak kısaltılan bildiri çağrısı, bir konferansın hangi çalışmaları, hangi biçimde, ne zamana kadar ve hangi kurallar çerçevesinde kabul edeceğini duyurduğu resmi açıklamadır. Hakemler çalışmanızın tek bir kelimesini bile okumadan önce, başvurunuzun uygun olup olmadığına bu kurallara göre karar verilir.

Çağrılar; konferanslardan, özel sayı hazırlayan dergilerden, editörlü kitaplardan ve çalıştaylardan (workshops) gelir. Konferanslar için olanlar en katı olanlarıdır; çünkü bir konferansın tarihi sabittir ve esneme payı yoktur.

1. Hafta: Çağrıyı bir sözleşme gibi okuyun

Altı ana bölüm vardır ve çoğu insan bunlardan ikisini hızlıca geçip önemsemez.

Başvurunuzun elenmesini önleyen iki kritik bölüm

Sayfa uzunluğu ve hakem değerlendirme modeli (review model). İyi bir bildiri diğer ufak tefek hataları tolere edebilir ancak bu iki kuralda hata yaparsanız doğrudan elenirsiniz. Örneğin, CHI 2027, çok güçlü bir gerekçe sunulmadığı sürece 12.000 kelimenin üzerindeki bildirileri ve anonimlik kurallarına uymayan başvuruları doğrudan reddeder (desk reject).

İnsanların hızlıca geçiştirdiği bölüm

Politikalar. Ön baskılar (preprints), mükerrer başvuru (dual submission) ve gün geçtikçe daha da önem kazanan yapay zeka kullanımı kuralları. ICLR 2027 artık bir yapay zeka kullanım beyanı istiyor ve bunun sayfa sınırına dahil edilmeyeceğini belirtiyor. Bu yeni ve zorunlu bir kural olmasına rağmen yazar kılavuzunun oldukça alt kısımlarında yer alıyor.

Geriye kalanlar (tek cümleyle)

• Kapsam ve Konu Başlıkları (Scope & Tracks). Yanlış konuya başvuru yapmak, doğrudan ret nedenidir.

• Başvuru Türü. Tam bildiri, kısa bildiri, sadece özet, poster veya çalıştay; her birinin kendine has sınırları vardır.

• Şablon (Template). Güncel ve doğru versiyonu, rastgele bir ders sayfasından değil doğrudan konferansın kendi sitesinden indirilmelidir.

• Portal. Hangi sistemin kullanılacağı ve özet (abstract) teslim tarihinin, tam bildiri yüklemesini engelleyip engellemediği bilgisi.

<ProTip title="📋 Yazmaya başlamadan önce:" description="Sayfa sınırını, şablon adını ve hakem modelini taslak belgenizin en üstüne kopyalayın. Başlangıçta ayıracağınız üç saniyelik bir dikkat, sonda her şeyi baştan yazma zahmetinden kurtarır." />

Yine 1. Hafta: Sizi gerçekten bağlayan teslim tarihini belirleyin

Genellikle en kritik tarih özet (abstract) teslim tarihidir; çünkü birçok etkinlikte bu aşamayı geçemezseniz sonraki adımlara devam edemezsiniz. Önce başlık ve özeti sisteme kaydetmeniz gerekir, ancak bundan sonra tam bildiriyi yükleyebilirsiniz.

İki teslim tarihi arasındaki süre genelde bir hafta kadardır. Örneğin ICLR 2027, özet tarihini 18 Eylül 2026, tam bildiri tarihini ise 25 Eylül olarak belirledi. İlk tarihte özetinizin tamamen hazır olmasını sağlayın; çünkü hakemler hangi bildirileri değerlendireceklerini seçerken bu özete bakarlar.

<ProTip title="🗓️ Zaman dilimi hesabı:" description="AoE (Anywhere on Earth) zaman dilimi, yerel saatinizle gece yarısı demek değildir. Dünyadaki en son gece yarısıdır ve bu size ekstra birkaç saat kazandırır. Yine de son dakikaya güvenmeyin, sistem yoğunluktan kilitlenebilir." />

2 - 6. Haftalar: Belirlediğiniz kurallara göre yazın

İki kural, yazım sürecinizi ve beklentilerinizi doğrudan etkiler.

Konferans çift-kör (anonymized) değerlendirme yapıyorsa

Metninizde kimliğinizi açık edecek hiçbir bilgi bulunmamalıdır. CHI 2027, yazarların kendi çalışmalarına atıf yaparken üçüncü şahıs dili kullanmasını şart koşuyor ve ek dosyalar ya da kod depoları (repository) dahil olmak üzere bu kuralın ihlalinde bildirinin doğrudan reddedileceğini belirtiyor. ICLR da aynı derecede nettir: Yazar kimliği açığa çıkan her çalışma elenir.

Ön baskı (preprint) paylaşmak istiyorsanız

Bu kurallar artık biraz daha esnek. ACL Rolling Review, Şubat 2024'te anonimlik süresi kısıtlamasını kaldırdı ve inceleme sürecinde anonim olmayan ön baskıların paylaşılmasına izin veriyor. CHI da bunu engellemiyor. Ancak her ihtimale karşı başvuracağınız konferansın güncel kurallarını kontrol edin.

Bu iki kural birbiriyle nasıl çelişir?

Özellikle dar uzmanlık alanlarında bu durum sorun yaratabilir. Kendi adınızla paylaştığınız bir ön baskı ve aynı zamanda gönderdiğiniz anonim bir bildiri varsa, hakem özgün bir ifadeyi arattığında sizi kolayca bulabilir. İzin verilmiş olması, risk taşımadığı anlamına gelmez. Çift-kör hakem değerlendirme modelleri hakkındaki rehberimiz, anonimliğin gerçekte ne kadar korunduğunu açıklıyor.

<ProTip title="🔐 Anonimlik:" description="Dosyayı yüklemeden önce belge özelliklerindeki yazar bilgilerini temizleyin ve dosya adını değiştirin. Meta veriler, anonim bir bildirinin kimliğini açığa çıkaran en yaygın yöntemdir ve sayfa üzerinde görünmez." />

Son hafta: Portal sizden neler isteyecek?

Sadece bildiriyi değil, teslim anında insanları en çok telaşlandıran ek detayları da hazırlamalısınız.

Çoğu konferans OpenReview, EasyChair, Microsoft CMT veya PCS sistemlerini kullanır. Şu bilgileri hazır bulundurun: Kurum bilgileri ve sıralamasıyla birlikte tam yazar listesi, düz metin olarak yapıştırılacak özet, konferans kategorisinden seçilecek anahtar kelimeler, son dönemde ortak çalışma yaptığınız kişileri belirten çıkar çatışması beyanları, belirlenen boyut sınırını aşmayan anonim PDF ve yapay zeka kullanım beyanı.

İki pratik ipucu: Yazar sıralaması ve kurumlar genellikle özet tesliminden sonra kilitlenir. Portala yapıştıracağınız özet, hakemlerin değerlendirme talebinde bulunurken göreceği metindir, bu yüzden mükemmel olmalıdır. Konferans için özet yazma rehberimiz bu konuda size yol gösterebilir. Eğer sıfırdan başlıyorsanız, kendi kaynak kütüphanenizle bir taslak oluşturmak boş ekrana bakmaktan çok daha etkilidir.

<ProTip title="📮 Portal ipucu:" description="Sistem açıldığı gün, geçici bir dosya yükleyerek de olsa başvurunuzu oluşturun. Bu sayede yerinizi ayırtır, gerekli alanları önceden görür ve son günü bir kabustan ziyade basit bir yükleme işlemine dönüştürürsünüz." />

Gönderimden sonra: Hakemlik, yanıt süreci ve baskı hazırlığı

Hakemler bildirileri seçer, kurul atamaları yapar ve raporlar birkaç hafta içinde gelir. Bilgisayar bilimlerindeki birçok konferans, kısa bir yazar yanıtı (rebuttal) süresi sunar. Bu süre yeni sonuçlar eklemek için değil, yalnızca hakem raporlarındaki maddi hataları düzeltmek içindir.

Baskıya hazır (camera ready) sürümün teslimi sanıldığından daha kritiktir. Telif hakkı formları, şablona uygun PDF ve varsa sayfa aşım ücretleri bu aşamada tamamlanır. Bu tarihi kaçırırsanız kabul edilen çalışmanız konferans kitabından çıkarılabilir. Geri bildirimler karmaşıksa, hakem yorumlarına yanıt verme rehberimiz ve göndermeden önce yapacağınız son bir kontrol, kurulun sorgulayabileceği zayıf noktaları önceden yakalamanızı sağlar.

Zaman ayırmaya değmeyecek sahte çağrılar

Karşınıza çıkan bazı bildiri çağrıları yalnızca ticari reklam amaçlıdır. Şüpheli bir çağrıyı gerçek bir çağrıyla karşılaştırdığınızda farkı hemen anlarsınız: Güvenilir bir CFP program kurulu başkanlarını açıklar, hakem modelini belirtir, bildiri kitabının nerede indeksleneceğini yazar ve teslim tarihlerini aylar öncesinden duyurur.

Şüphelenmeniz gereken 6 önemli işaret:

• E-posta ile çok övgü dolu, durup dururken bir davet aldıysanız. Gerçek konferanslar genel duyuru yaparlar, kişiye özel davetiyelerle yabancıları ikna etmeye çalışmazlar.

• Çok hızlı kabul sözü veriliyorsa. 48 saat içinde garanti edilen bir karar, gerçek bir hakem değerlendirmesi değildir.

• Belirli bir kurul listesi yoksa. Kurul başkanlarının kim olduğunu ve nerede çalıştıklarını bulamıyorsanız, ortada gerçek bir kurul yoktur.

• Kapsam aşırı genişse. Mühendislik, tıp, eğitim ve işletmeyi aynı anda kapsayan tek bir etkinlik sadece katılım ücreti toplamayı hedefliyordur.

• Ücret bilgisi çok ön planda, ancak değerlendirme süreci arka plandaysa.

• Doğrulanamayan indeksleme iddiaları varsa. Yayıncı adı belirtilmeden yapılan muğlak "Scopus kapsamındadır" vaatleri şüphelidir.

Şüpheyi gideren en kesin test

Geçen yılın bildiri kitabını açın. Eğer bulamıyorsanız veya orardaki makaleler belirtilen kapsamla tamamen alakasızsa, oradan uzaklaşın. Bu kontrol sadece doksan saniyenizi alır ve her türlü listeden daha güvenilirdir.

<ProTip title="🚩 Kırmızı Bayrak:" description="Konferans adının yanına 'predatory' (yağmacı) kelimesini ekleyerek aratın. Ayrıca geçen yılın yayınlarından iki yazarı araştırın. Alanınızda tanınan kimseye ulaşamıyorsanız, bu daveti görmezden gelin." />

Süreç başladığında sıkça sorulan sorular

Bildiri çağrısı (CFP) ile özet çağrısı (CFA) aynı şey midir?

Hayır. Özet çağrısı genellikle tıp ve yaşam bilimlerinde yaygındır ve sadece birkaç yüz kelimelik bir özet ister. Bildiri çağrısı ise tam metni talep eder. Bazı etkinlikler her ikisini sırasıyla uygulayabilir.

Aynı çalışmayı iki farklı konferansa gönderebilir miyim?

Aynı anda kesinlikle hayır. Çift başvuru kuralları, bir çalışmanın aynı anda iki yerde değerlendirilmesini yasaklar. Bu kuralı ihlal etmek sadece teknik bir hata değil, ciddi bir etik ihlaldir. Ancak ret aldıktan sonra sırayla başka bir yere başvurmak tamamen normaldir.

Teslim tarihleri uzatılır mı?

Bazen ve bazı konferanslarda evet, ancak bu asla garanti değildir. Ertelemeler tamamen kurulun inisiyatifindedir ve genellikle orijinal tarihten bir iki gün önce duyurulur. Planınızı hiçbir erteleme olmayacakmış gibi yapın.

Çağrıyı Başarılı Bir Başvuruya Dönüştürün

Bildiri çağrısını bir sözleşme titizliğiyle okuyun; çünkü bu gerçekten bir sözleşmedir. Kapsam, tür, uzunluk, hakem modeli, tarihler ve portal. Başlangıçta ayıracağınız beş dakika, çok iyi bir bildirinin teknik veya idari nedenlerle doğrudan elenmesini önler.

<CTA title="Bildiri çağrısından ilk taslağa geçin" description="Konferansınızı ve atıf stilinizi bir kez belirleyin, ardından Jenni'nin kütüphanenizdeki kaynaklarla uyumlu bir şekilde taslağı oluşturmasına izin verin." buttonLabel="Taslağımı Oluştur" link="https://jenni.ai/conference-abstract-writer" />

Taslağınız hazır olduğunda, bir sonraki aşama formattır. Konferans bildirisi formatı ve poster sunumları hakkındaki rehberlerimiz, çalışmanız teknik aşamaları geçtikten sonra jürinin neye dikkat edeceğini açıklar.