正式与非正式写作:如何为每种情况选择合适的语气

不确定您给教授的电子邮件是否听起来太随意,或者您的博客文章是否显得太僵硬?您写作的方式塑造了读者对您可信度和个性的看法。
本指南分解了正式写作和非正式写作之间的关键区别,并向您展示如何自信地在它们之间切换。
什么是正式写作?
正式写作作为专业、学术和官方沟通的支柱。把它想象成穿着剪裁得体的西装,它展现了权威、能力和对听众的尊重。这种风格主导学术论文、商业提案、法律文件和研究报告,保持客观的语气,使用复杂的句子结构,同时避免使用如俚语或口语的随意语言。
考虑这个例子:“研究表明学习习惯与学业表现之间存在显著相关性。”
注意精确的词汇、第三人称视角,以及对对话元素的完全缺失。正式写作通过一致性和专业性建立信任,创造对专业知识和深入分析的期望,而不是个人意见。
<ProTip title="💡 专业提示:" description="首先确定你的听众。正式语气为教授或雇主建立信誉,而非正式的语气有助于您与同伴或博客读者建立联系。" />
什么是非正式写作?
非正式写作听起来像是与朋友的对话,随和、直接并且平易近人。您会在友好的电子邮件、博客文章、社交媒体更新和叙述性文章中看到它。常见的标志包括:
<BulletList items="缩写和日常词汇。|第一人称或第二人称代词(我,我们,你)。|在适当情况下使用较短的句子、表情符号或俏皮的标点。" />
例句: “研究表明更好的学习习惯确实能帮助学生在学校表现更好。”
同样的想法,与正式例子相比,更轻松且更容易接近——当您想要建立联系而不是留下深刻印象时再好不过了。
<ProTip title="💡 专业提示:" description="大声朗读正式文本,以捕捉流入的随意短语。如果句子听起来像是日常对话,请切换到更精确的客观措辞。" />
关键区别
了解正式和非正式写作在多个维度上的不同,有助于您做出更好的风格选择。在修订工作或在不同听众之间切换时,请关注这些元素,它们是创造不同阅读体验的基础。
语气和目的
正式写作具有专业、尊重的语气,旨在通过逻辑和证据进行信息传递、分析或说服。想象一下学术期刊或政策报告,它们保持情感距离以展现客观性。
然而,非正式写作则拥抱个人和表现性的语气。其主要目标包括娱乐、连接或分享经历。非正式写作中的温暖使复杂主题更易于接近和难忘。
将语气与上下文匹配不仅有助于,还是明确性和可信度的必要条件。不匹配可能会使读者感到困惑或完全削弱您的信息。
词汇和用词选择
正式写作选择精确的、特定学科的词汇以展现专业知识。医学论文使用“心血管功能障碍”而不是“心脏问题”。法律文件选择“终止”而不是“结束”。
非正式写作更喜欢人们立即理解的日常语言。它欢迎成语(“小菜一碟”)、随意表达(“绝对值得”),甚至在适当情况下使用地方俚语。
<ProTip title="💡 专业提示:" description="正式写作避免夸张或情感化的语言。用好突破的词汇替代重大的进步。" />
句子结构和语法
正式写作构造较长、更复杂的句子,能够包含多个思想和关系。这些句子通常包括从句、正式过渡词和各种结构,以创建复杂的流畅性。
非正式写作则更倾向于较短、简单的句子,反映自然的讲话模式。“它有效。这就是原因。”这种直接性有助于读者快速处理信息,并保持参与。
在非正式写作中,语法规则变得更加灵活,但清晰度永远不应受到影响。
代词的使用
正式写作通常避免使用第一和第二人称的代词(我,你),更倾向于第三人称或被动语态结构。“研究表明”而不是“我发现”或“你将发现”。
非正式写作欢迎个人代词以建立联系。比较这些方法:
非正式版本感觉更具吸引力和行动力,而正式版本则保持了专业的距离。
<BulletList items="正式:(人们可能会考虑这项研究的影响)。|非正式:(你应该考虑这项研究意味着什么)。" />
缩写、俚语和成语
正式写作完全拼写缩写(不、不能、不会),并避免可能让国际读者困惑或产生歧义的比喻语言。
非正式写作欢迎缩写和生动的表达。“不要把所有鸡蛋放在一个篮子里”在随意的商业博客中效果很好,但在财务报告中却显得不合适。
请记住,随意表达在专业背景中可能会损害明确性或可信度,因此请根据听众的期望谨慎选择。
标点和格式
正式写作使用最少的标点,并遵循传统的格式规范。分号、长破折号和复杂的引用格式经常出现。
非正式写作可能包括多个感叹号、创造性的格式,甚至战略性的表情符号使用,以增强意义和情感联系。
元素 | 正式写作 | 非正式写作 |
语气 | 专业、客观、尊重 | 个人、对话性、表现性 |
词汇 | 精确、特定学科、无俚语 | 日常语言、成语、口语 |
句子 | 更长、更复杂的结构 | 较短、犀利、自然的语言模式 |
代词 | 第三人称、被动语态 | 第一和第二人称(我,你) |
缩写 | 避免(不、不能) | 欢迎(别、不能、你是) |
标点 | 最少、传统格式 | 创造性、表情符号、感叹号 |
何时使用正式写作
在准确性和权威性超过友好的任何时刻使用正式语气:
<BulletList items="学术工作:论文、论文、同行评审的文章。|专业文件:拨款提案、年度报告、求职信。|法律、医学和政府文本:措辞涉及责任的地方。" />
随意:“我们很快会调查此事。”
正式:“委员会将审查该提案,并在2025年9月15日前提交其发现。”
为什么重要:超过四分之三的雇主表示,他们在新毕业生的简历上寻找强有力书面沟通的证据,依据《全国大学和雇主协会 2025年工作展望调查》。
<ProTip title="💡 专业提示:" description="人工智能工具可以帮助快速精炼形式,而无需多次修订或外部反馈,从而使编辑过程更高效。" />
如何选择合适的风格
在正式和非正式写作之间进行选择依赖于三个关键因素:您听众的期望、您的沟通目标以及任何现有的风格要求。无论您是学生在作业之间切换,还是专业人士每天管理多个写作项目,这一决策框架都适用。
了解您的听众 - 快速检查清单
✔ 他们期待权威吗?(教授、高管、官员)→ 倾向于正式
✔ 他们是同伴、客户还是一般人群?→ 对话语气通常效果更好
✔ 英语是他们的第二语言吗?→ 清晰地保持句子,避免重度行话,无论形式如何
当不确定时,浏览您所在领域类似的高表现作品;它们揭示了读者已经信任的内容。
了解您的目标 - 3步决策指南
告知或报告发现?
使用正式语气传达中立性和可信度。说服或销售?
将正式推理与易于接近的语言结合——清晰优先,润色其次。娱乐或建立关系?
采用非正式风格:缩写、“你”、短句,或许加点幽默。
经验法则:风险或法律暴露越高,所需的正式性越强。
遵循规则 - 当风格指南优于个人偏好
一些领域完全消除了猜测:
<BulletList items="大学:APA、MLA、芝加哥 - 无随机发挥。|公司:品牌声音手册规定语气(通常为半正式)。|公众面对的文件:政府通知或法律备忘录默认严格正式。" />
如果指南模糊,倾向于正式;往往比事后从随意用词回溯到正式更容易。
找到适合的语调
知道何时选择正式或非正式风格可以消除写作中的猜测,帮助每个句子按您的意图到达。
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如果您想要一个能够帮助您找到语气的工具,Jenni可以适应您选择的正式性,因此您可以专注于清晰而不是格式。