Anhang vs. ergänzende Materialien: Die wichtigsten Unterschiede erklärt

Ein Anhang ist fest in Ihr Dokument eingebunden. Ergänzendes Material (Supplementary Material) wird woanders gehostet und ist über einen Link erreichbar. Das ist der ganze Unterschied, und alles andere ergibt sich daraus – einschließlich der Frage, wer das Material lektoriert, ob es einem Peer-Review unterzogen wird und ob es als Teil der veröffentlichten Version zählt.

Diese Konsequenzen sind weitreichender, als die meisten Menschen erwarten, und die Verlage sind sich uneins darüber. Nature gibt an, dass ergänzende Informationen einem Peer-Review unterzogen werden. IOP Publishing hingegen erklärt, dass seine ergänzenden Dateien standardmäßig nicht überprüft werden und nicht Teil der offiziellen Veröffentlichungsversion (Version of Record) sind. Beide Aussagen sind auf den jeweiligen Autorenseiten zu finden. Im Folgenden: was wohin gehört, was die einzelnen großen Verlage tatsächlich sagen und wie man sich bei einem bestimmten Element entscheidet.

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Der Unterschied in einem Satz

Ein Anhang ist Teil des Dokuments. Er wird zusammen mit dem Rest gesetzt, erscheint im Inhaltsverzeichnis, und ein Leser, der die Arbeit oder das PDF liest, hat ihn bereits vorliegen. Eine ergänzende Datei (Supplementary File) befindet sich außerhalb des Dokuments und wird separat abgerufen, in der Regel genau in dem Zustand, in dem Sie sie hochgeladen haben, unverändert.

Ein peer-reviewed Editorial in Pediatric Radiology zieht die praktische Grenze: Anhänge enthalten relativ prägnantes Material als Referenz für den Leser, das außerhalb des Hauptteils des Manuskripts platziert ist, während ergänzendes Material umfangreiches, sperriges oder großformatiges Material enthält und vom Redaktionsteam der Zeitschrift nicht im Detail lektoriert wird.

Die Faustregel lautet: Wenn ein Leser das Material während des Lesens benötigt, handelt es sich um einen Anhang. Wenn er es nur benötigt, um Ihre Arbeit zu überprüfen oder wiederzuverwenden, ist es ergänzendes Material.

Was in einen Anhang gehört

Fragebögen, vollständige Versionen gekürzter Tabellen, Interviewleitfäden, Kodierungsschemata, Einverständniserklärungen, mathematische Herleitungen und detaillierte Protokolle. Material, auf das ein interessierter Leser mitten im Argument zurückgreifen möchte.

Die APA-7-Richtlinien legen die Formatierungskonventionen fest, und es lohnt sich, diese einzuhalten, da sie leicht umzusetzen sind. Wenn es nur einen gibt, heißt er Anhang (Appendix). Gibt es mehrere, werden sie mit Anhang A, Anhang B usw. bezeichnet, geordnet in der Reihenfolge ihrer Erwähnung im Text. Jeder Anhang erscheint nach dem Literaturverzeichnis, wobei die Beschriftung zentriert ist und der Titel in der nächsten Zeile steht. Und auf jeden Anhang muss an irgendeiner Stelle im Text verwiesen werden, z. B. in der Form „siehe Anhang B“, da ein Anhang, auf den nichts verweist, wie Material wirkt, für das Sie keinen Platz finden konnten.

Zwei Konventionen, die oft falsch gemacht werden: Anhänge kommen nach dem Literaturverzeichnis, nicht davor. Und die Reihenfolge richtet sich nach der ersten Erwähnung im Text, nicht nach der Reihenfolge, in der Sie sie erstellt haben.

<ProTip title="🖇️ Direkt beschriften:" description="Schreiben Sie den Verweis im Text in dem Moment, in dem Sie den Anhang erstellen. Später hinzugefügte Anhänge werden fast immer vergessen, und ein unreferenzierter Anhang ist für einen Prüfer bei einer Abschlussarbeit der leichteste Angriffspunkt" />

Was in das ergänzende Material gehört

Datensätze, Analyse-Code, Video- und Audiodateien, sehr große Tabellen, erweiterte Methoden, zusätzliche Abbildungen und alles, was den Artikel sprengen würde, wenn es formatiert gesetzt würde. Die entscheidenden Merkmale sind Größe und Rohheit, nicht die Wichtigkeit.

Die Verlage setzen klare Grenzen. Nature erlaubt maximal zehn Dateien, wobei Audio- oder Videodateien jeweils bis zu 30 MB groß sein dürfen und die Gesamtgröße maximal 150 MB betragen darf. PLOS empfiehlt, jede Datei unter 10 MB zu halten. IOP begrenzt einzelne Dateien auf 50 MB und die Gesamtgröße inklusive des Artikels auf 150 MB.

Die Nummerierungskonventionen unterscheiden sich je nach Verlag und sind nicht optional. PLOS verlangt, dass Elemente im Text als S1 Table, S2 Fig usw. zitiert werden und nur über einen Hyperlink in der Bildunterschrift zugänglich sind. Prüfen Sie das Schema Ihrer Zielzeitschrift, bevor Sie die Dateien erstellen, da die nachträgliche Umbenennung von einem Dutzend ergänzender Elemente mühsame Arbeit ist.

Verlage sind sich uneinig – und das ist wichtig

Hier ist die Übersichtstabelle, die man sonst auf keiner anderen Seite zu diesem Thema findet. Alle Angaben stammen aus den Autorenrichtlinien der jeweiligen Verlage.

IOP geht noch weiter als die anderen und stellt klar fest, dass ergänzendes Material nicht Teil der offiziellen Veröffentlichungsversion (Version of Record) ist. Das ist eine wichtige Aussage. Es bedeutet, dass das Material zwar verfügbar ist, aber formal nicht zum veröffentlichten Artikel gehört.

Auch Zeitschriften desselben Verlags unterscheiden sich. Das Journal of Monetary Economics teilt Autoren mit, dass es ergänzendes Material zwar begrüßt, dieses aber nicht mit der gleichen Detailgenauigkeit wie das Hauptdokument prüft.

<ProTip title="🚦 Entscheidung treffen:" description="Lesen Sie die Richtlinien für ergänzendes Material Ihrer Zielzeitschrift, bevor Sie entscheiden, was Sie aus dem Artikel auslagern. Wenn diese Zeitschrift ergänzende Dateien keinem Peer-Review unterzieht, gehört alles, was für Ihre Schlussfolgerung tragend ist, in den Haupttext" />

Wird ergänzendes Material einem Peer-Review unterzogen?

Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt ganz vom Verlag ab, und Sie können es nicht einfach voraussetzen. Das hat direkte Auswirkungen auf Ihre Schreibweise.

Wenn eine Behauptung in Ihrem Ergebnisteil von etwas abhängt, das ein Gutachter nie zu Gesicht bekommt, ist diese Behauptung im Grunde ungeprüft. Bei einer Zeitschrift, die ergänzende Dateien nicht prüft, hat eine in einem ergänzenden PDF versteckte Robustheitsprüfung überhaupt keine Überprüfung erfahren, wie gründlich sie auch sein mag. Die sichere Methode besteht darin, alles, worauf sich Ihre Schlussfolgerung tatsächlich stützt, im geprüften Hauptartikel zu belassen und den ergänzenden Bereich für Material zu nutzen, das die Wiederverwendung und Replikation unterstützt, anstatt die Argumentation zu tragen.

Eine verwandte Falle: Gutachter, die theoretisch Zugriff haben, öffnen die Dateien oft nicht. Zu schreiben „siehe Supplementary Table S4“, anstatt ein Ergebnis direkt zu nennen, führt oft dazu, dass ein Befund so behandelt wird, als wäre er gar nicht vorhanden.

<ProTip title="🗃️ Archivieren:" description="Lassen Sie eine ergänzende Datei niemals die einzige Kopie von etwas sein. Verlage wechseln Plattformen und Links veralten. Bewahren Sie dasselbe Material in einem Repositorium mit einem eigenen persistenten Identifikator auf" />

Ist es zitierfähig und indexiert?

Auch das ist verlagsabhängig, und hier werden die praktischen Unterschiede deutlich.

IOP vergibt eine DOI für jede ergänzende Datei und gibt an, dass jede eine eindeutige Kennung erhält, damit sie zitierfähig und auffindbar ist. Nature und PLOS hosten ergänzende Dateien unter der DOI des Artikels ohne separate Kennungen, obwohl PLOS diese zusätzlich auf Figshare hinterlegt.

Das bedeutet: Eine ergänzende Datei kann unabhängig zitierfähig sein, oder sie ist nur über den Artikel selbst erreichbar. Ein Anhang hingegen ist niemals unabhängig zitierfähig, da er Teil des Dokuments ist – was ihn wiederum so verlässlich macht.

Erklärungen zur Datenverfügbarkeit (Data Availability Statements) sind etwas Drittes

Es ist wichtig, dies zu trennen, da die beiden Dinge ständig verwechselt werden. Ergänzendes Material sind Inhalte, die Sie zusammen mit dem Artikel hochladen. Eine Erklärung zur Datenverfügbarkeit ist eine Erklärung darüber, wo die zugrunde liegenden Daten zu finden sind, was in der Regel ein Repositorium und nicht die Zeitschrift selbst ist.

Die Richtlinien von Nature verlangen, dass diese Erklärungen den minimalen Datensatz beschreiben, der erforderlich ist, um die Methoden oder Ergebnisse zu interpretieren, zu replizieren und darauf aufzubauen, einschließlich Zugangscodes und Links. Zudem wird betont, dass der bevorzugte Weg zur gemeinsamen Nutzung großer Datensätze über öffentliche Repositorien führt. Die Datensätze werden dann im Literaturverzeichnis zitiert, anstatt als Dateien angehängt zu werden.

Diese Empfehlung ist an sich schon sinnvoll. Ein Datensatz in einem Fachrepositorium erhält einen persistenten Identifikator, eine Lizenz und wird dauerhaft gepflegt. Derselbe Datensatz, der als ergänzende ZIP-Datei hochgeladen wird, hat nichts davon.

Entscheidung, wohin ein bestimmtes Element gehört

Vier Fragen in dieser Reihenfolge:

Hängt meine Schlussfolgerung davon ab? Wenn ja, gehört es in den Haupttext oder, wenn Sie eine Abschlussarbeit schreiben, in einen Anhang. Niemals in einen ungeprüften ergänzenden Bereich.

Würde ein Leser das Material beim Lesen benötigen? Wenn ja, Anhang. Wenn es nur zur Überprüfung oder Wiederverwendung dient, ergänzendes Material.

Handelt es sich eher um Daten als um Erläuterungen? Wenn es sich um einen Datensatz handelt, stellen Sie ihn in ein Repositorium und verfassen Sie eine Erklärung zur Datenverfügbarkeit, anstatt ihn als Datei anzuhängen.

Kann es formatiert gedruckt werden? Videos, Code und interaktive Inhalte können das nicht. Das entscheidet die Frage unabhängig von den anderen drei Punkten.

Speziell bei einer Abschlussarbeit erübrigt sich das meiste davon: Abschlussarbeiten haben Anhänge, die fest in das Dokument eingebunden sind. Die Frage nach ergänzendem Material stellt sich erst, wenn Sie ein Kapitel in einen Zeitschriftenartikel umwandeln. An diesem Punkt muss Material, das problemlos im Anhang Platz fand, in den Haupttext, ergänzende Dateien oder ein Repositorium einsortiert werden – und das sollte man bewusst tun, anstatt standardmäßig alles in das ergänzende Material zu verschieben.

<ProTip title="📦 Wo es hingehört:" description="Listen Sie vor der Einreichung jedes Nicht-Text-Element auf und notieren Sie daneben, ob es bei Ihrer Zielzeitschrift geprüft, formatiert und zitierfähig ist. Alles, auf das keines der drei Kriterien zutrifft, muss etwas sein, worauf Ihre Argumentation im Notfall verzichten kann" />

Platzieren Sie tragendes Material dort, wo es auch gelesen wird

Der Unterschied klingt rein administrativ, entpuppt sich jedoch als eine Frage der wissenschaftlichen Prüfung. Ein Anhang befindet sich innerhalb des zu prüfenden Werks. Ergänzendes Material wird unter Umständen nicht begutachtet, fast nie lektoriert und liegt bei einigen Verlagen formal außerhalb des veröffentlichten Werks.

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Entscheiden Sie, indem Sie sich fragen, welche Funktion das Material für Ihre Argumentation hat, und prüfen Sie dann die spezifischen Richtlinien der Zeitschrift, bei der Sie einreichen, anstatt davon auszugehen, dass sie mit der vorherigen übereinstimmen. Die gleiche Sorgfalt, die in die Strukturierung der Teile einer Arbeit und die Beschreibung Ihrer Methoden fließt, gehört auch hierhin, denn ein Leser, der Ihr Forschungsinstrument nicht finden kann, kann Ihre Studie nicht bewerten.