Konferans Bildirisi Formatı: Yapı, Bölümler ve Hazır Şablon

Hakem değerlendirmesinden önce elenen neredeyse her konferans bildirisi, aynı beş nedenden dolayı reddedilir. Bunların hiçbirinin bilimsel içerikle ilgisi yoktur ve beş hata da tek bir öğleden sonra kolayca düzeltilebilir.

Bu kılavuz, beş farklı konferansın gerçek sayfa sınırları ve anonimleştirme kurallarını ele alarak her bir hatayı tek tek inceliyor; ardından bu hatalardan hiçbirinin yaşanmaması için bildiriyi nasıl kurgulamanız gerektiğini gösteriyor.

<CTA title="Doğru yapıyla işe başlayın" description="Konferans formatınızı bir kez belirleyin ve Jenni'nin ilk satırdan itibaren doğru biçimlendirilmiş atıflarla temiz bir IMRaD iskeleti oluşturmasını sağlayın." buttonLabel="Jenni'yi Ücretsiz Deneyin" link="https://app.jenni.ai/register" />

Konferans bildirisi mi, dergi makalesi mi? Farkın önemi nerede başlıyor?

Konferans bildirisi, belirli bir etkinliğe sunulan, belirlenmiş bir son teslim tarihine göre değerlendirilen ve o etkinliğin kitapçığında (proceedings) yayımlanan tam bir taslaktır. Aşağıda bahsedeceğimiz her şey, bu kesin son teslim tarihinin bir sonucudur.

Sayfa uzunluğu sınırlıdır ve yükleme portalı tarafından sıkıca denetlenir. Revizyon ve yeniden gönderim süreci yoktur; tek bir değerlendirme turu yapılır. Formatı prova aşamasında değil, gönderimden önce şablona göre ayarlarsınız. Ayrıca bilgisayar bilimlerinde, en prestijli konferanslar bir basamak değil, doğrudan ana yayın mecrasıdır.

Hata 1. Sayfa sınırını aşan bildiri

Portallar kelime işlemcinizi değil, PDF dosyasını ölçer ve büyük etkinliklerde sayfa sınırını aşan çalışmalar otomatik olarak reddedilir.

ICLR 2027, kaynakçanın sınıra dahil olmadığını ve hakemlerin okuma zorunluluğu olmasa da dilediğiniz kadar ek sayfa kullanabileceğinizi belirtir. CHI 2027 ise kelime sınırıyla çalışır ve uzunluk haklı gerekçelere dayanmadığında 12.000 kelimenin üzerindeki bildirileri doğrudan eler.

<ProTip title="📐 Sayfa sayısı:" description="Kısaltma yapmaya başlamadan önce kaynakçanın sınıra dahil olup olmadığını kontrol edin. Sınırsız kaynakça hakkı sunan 9 sayfalık bir sınırda, bir tabloyu eklere taşımak size hiçbir maliyet olmadan yarım sayfalık ek alan kazandırabilir." />

Hata 2. Metadata içinde unutulan isimler

En sık yapılan ve önlemesi sadece otuz saniye sürdüğü için en affedilmez olan hatadır.

CHI 2027, ek materyaller veya veri seti/kod depolarına verilen harici bağlantılar da dahil olmak üzere, anonimlik politikasını ihlal eden bildirileri doğrudan eler. Ayrıca kaynakçada "anonim" ifadesinin kullanılmasının bile tek başına ret gerekçesi olduğunu belirtir. CHI ayrıca kendi çalışmalarınıza üçüncü şahıs ağzından atıf yapmanızı şart koşar.

Bilgileriniz aslında nerelerde gizlenir?

Kontrol etmeniz gereken altı yer

Belge özellikleri (metadata). PDF dosya adı. Dipnottaki bir GitHub veya laboratuvar sayfası bağlantısı. Silmeyi unuttuğunuz teşekkür (acknowledgments) satırı. Grafik oluşturduğunuz yazılımın hesap adınızı eklediği bir figür. Kurumunuzun adını açıkça yazan bir veri paylaşım beyanı.

Otuz saniyelik kontrol yöntemi

Göndereceğiniz PDF dosyasını açın ve içinde soyadınızı, kurumunuzu ve laboratuvarınızın adını aratın. Ardından belge özelliklerini (properties) açıp yazar alanını temizleyin. Son olarak dosya adını nötr bir şeyle değiştirin. Tüm işlem bu kadar ve bu basit kontrol neredeyse tüm hataları önler.

Preprint (ön baskı) paylaşımı anonimliği bozar mı?

Anonimliği zayıflatır, ancak ön baskı paylaşımına ilişkin kurallar artık oldukça esnetilmiştir. ACL Rolling Review, Şubat 2024'te anonimlik süresi kuralını kaldırdı; CHI ise değerlendirme öncesinde veya sırasında arşiv dışı yayınları destekliyor. Ancak izin verilmiş olması, tamamen risksiz olduğu anlamına gelmez: Metodolojinizden özgün bir ifadeyi aratan bir hakem, isminizin yer aldığı ön baskıyı kolayca bulabilir.

<ProTip title="🗂️ Versiyon kontrolü:" description="Göndereceğiniz anonim PDF'i ve isimlerinizin yer aldığı orijinal versiyonu, farklı isimlerle iki ayrı dosya olarak saklayın. Yanlış dosyayı yüklemek doğrudan elenmenize yol açar ve hiçbir itiraz bunu geri getiremez." />

Kaynakça sayfa sınırına dahil mi?

Yapay zeka ve bilgisayarlı dil bilimi alanındaki büyük etkinliklerde (ICLR, NeurIPS ve ACL) kaynakça sınıra dahil değildir. Hatta ACL, zorunlu tuttuğu kısıtlamalar (limitations) bölümünü de kapsam dışı bırakır. Ancak diğer alanlarda genellikle kaynakça da sınıra dahildir.

Bu durum, makalenizde ne kadar argümana yer verebileceğinizi doğrudan etkiler. Bu yüzden bunu kısaltma yaparken değil, yazmaya başlamadan önce kontrol etmek önemlidir. Aynı şey ekler için de geçerlidir: ICLR sınırsız ek sayfasına izin verirken, ICASSP yalnızca sadece kaynakça içerebilecek tek bir ek sayfaya izin verir.

Hata 3. Geçen yılın şablonunu kullanmak

Format dosyaları yıllar arasında değişebilir. Eski bir şablon kullanmak, bildirinizi doğru görünse bile biçim kontrolü aşamasında elenmesine neden olur.

Şablonu her zaman göndereceğiniz konferansın güncel sayfasından indirin. IEEE konferansları için eski bir ders sayfasındaki kopya yerine IEEE Yazar Merkezi şablonlarını kullanın. ACM etkinlikleri için ise acmart şablonu sigconf düzenini kapsar. Yapay zeka konferansları genellikle bildiri çağrısıyla birlikte kendi güncel stil paketlerini dağıtır.

Sayfa düzeni şablona göre şekillenir, bu nedenle kendiniz manuel ayar yapmamalısınız. İki sütun düzeni, atıf formatı, başlık seviyeleri ve görsel açıklamaları şablonda hazır gelir. Sayfaya sığdırmak için değiştirilen kenar boşlukları, küçültülen yazı tipleri ve oynanmış satır aralıkları sistem tarafından kolayca tespit edilir ve elenmenize neden olur.

<ProTip title="🧩 Şablon:" description="Bilgisayarınızda geçen yılın şablonu olsa bile her zaman en güncel sürümü indirin. On saniyelik bir indirme işlemi, sınıf dosyasının kasım ayında değiştiğini mart ayında fark etme felaketini önler." />

Hata 4. Biçim kontrolünden geçemeyen PDF'ler

Yazı tipleri (fonts) dosyaya gömülü olmalıdır. Bazı konferanslar sadece biçim kontrolü yapmakla kalmaz; örneğin ICASSP 2027, hakem değerlendirmesinden önce her bildiriyi iThenticate ile intihal ve kendi çalışmasından intihal (self-plagiarism) kontrolünden geçirir ve bildiri başına en az üç hakem atar.

Nihai PDF'i bir önizleme aracından dışa aktarmak yerine doğrudan şablondan oluşturun. Ardından, bilgisayarınızda yüklü olmayan yazı tiplerine sahip başka bir cihazda dosyayı açıp kontrol edin. Eğer düzgün görüntüleniyorsa, sistemden de başarıyla geçecektir.

Hata 5. Konferans bildirisini yeterli yenilik eklemeden dergiye taşımak

Bir konferans bildirisini genişleterek dergide yayımlamak normal ve beklenen bir durumdur. Ancak bunu yeterince yeni içerik eklemeden yapmak büyük bir hatadır.

IEEE Transactions on Learning Technologies, daha önce yayımlanmış bir konferans bildirisini genişleten bir dergi makalesi için en az %30 oranında yeni içerik gerektiren genel IEEE kuralını vurgular ve genişletilmiş makalelerin genellikle yaklaşık %50 yeni içerik barındırdığını belirtir.

Yüzdeden ziyade buradaki temel ilke önemlidir. Aynı katkıya yeni kanıtlar ve ek deneyler eklemek bir genişletmedir; çalışmanın iddialarını genişletmek ise yeni bir makaledir. Her iki durumda da, ilk sayfa dipnotunda önceki yayınınızın DOI numarasını açıkça belirtin. Dergiler otomatik benzerlik kontrolleri yapar ve bunu editörün kendisinin keşfetmesi, sizin baştan belirtmenizden çok daha kötü sonuçlar doğurur.

<ProTip title="🔁 Yeniden kullanım kuralı:" description="Yazarken hangi görsellerin ve bölümlerin konferans versiyonundan alındığını not edin. Bunu aylar sonra, dergi teslim tarihi baskısı altındayken hatırlamaya çalışmak, süreç içinde kaydetmekten çok daha zordur." />

Hataları sıfıra indiren bir bildiri yazım süreci

Sık yapılan beş hatanın çoğu, biçimlendirmeyi en son aşamaya bırakmaktan kaynaklanır. İşe önce taslağı ve yapıyı kurarak başlamak bu hatalardan dördünü tamamen ortadan kaldırır.

Yapay zeka komutunuzda (prompt) makale adını ve hedef konferansı belirtin. Hangi yapıya ve atıf formatına ihtiyacınız olduğunu söyleyin, böylece taslağınız en başından doğru şablonda başlar.

Atıf stilini konferansa uygun hale getirin. IEEE numaralı atıflar, ACM referans formatı veya bildiri çağrısında belirtilen diğer formatlar.

Standart IMRaD başlıklarını oluşturun. Henüz tek bir cümle bile yazmadan önce, ACL'nin artık zorunlu tuttuğu kısıtlamalar (limitations) bölümü de dahil olmak üzere gerekli tüm bölümlerin hazır olmasını sağlayın.

Ardından, diğer tüm kısımları belirleyeceği için önce yöntem ve sonuçlar bölümlerini doldurun; giriş bölümünü ise elde ettiğiniz gerçek bulgulara göre yazın. Metni Word veya LaTeX formatında dışa aktarın ve son düzen için konferans şablonuna yerleştirin. Göndermeden önce, taslak üzerinde yapacağınız bir hakem gözüyle inceleme turu, hakem kurulunun eleştirebileceği zayıf noktaları erkenden yakalamanızı sağlar.

Yalnızca iki saatiniz kaldıysa

Sırasıyla sadece bu üç adımı uygulayın ve diğer her şeyi geçin.

• PDF'te adınızı, kurumunuzu ve laboratuvarınızı aratın. Ardından belge özelliklerini temizleyin ve dosyayı yeniden adlandırın.

• Sayfa sayısını sınıra göre kontrol edin ve kaynakçanın dahil olup olmadığına bakın. Sınırı aşıyorsanız bir tabloyu ekler bölümüne taşıyın.

• PDF'i yeni bir pencerede açıp yazı tiplerinin düzgün göründüğünden emin olun. Şablon güncelse ve yazı tipleri gömülüyse, biçim kontrolünü sorunsuz geçersiniz.

Anlatım dahil diğer her şey kusurlu olabilir, ancak bu üç adımda asla hata yapmamalısınız.

Bilimsel Değerinizden Önce Formatınız Doğru Olsun

Biçimlendirme kontrolü, bir konferansın uygulayabileceği en zahmetsiz filtredir ve tam da bu yüzden ilk olarak uygulanır. Sayfa sınırı, şablon, anonimlik ve uyumlu PDF. Bunların hiçbiri üstün bir zeka gerektirmez, ancak hakemler çalışmanız hakkında bir fikir edinmeden önce bu dört kriterin de eksiksiz karşılanması gerekir.

<CTA title="Doğrudan doğru yapıyla yazmaya başlayın" description="Hedef konferansın stilini seçin; siz bilimsel içeriğe odaklanırken Jenni iskelet yapısını ve atıfları sizin için yönetsin." buttonLabel="Makalemi Biçimlendir" link="https://jenni.ai/conference-abstract-writer" />

Bildiri çağrıları tüm bu kuralları içerir, bu nedenle göndermeden önce mutlaka tekrar okuyun. Bildiri çağrılarını okuma kılavuzumuz, özet (abstract) yazımı ve iki farklı anonim değerlendirme modeli hakkındaki içeriklerimiz, PDF'inizin nasıl görünmesi gerektiğine karar veren tüm detayları kapsar.