Приложение или дополнительные материалы: объяснение ключевых различий

Приложение (appendix) подшивается непосредственно внутрь вашего документа. Дополнительные материалы (supplementary material) размещаются в другом месте, и доступ к ним осуществляется по ссылке. В этом заключается вся разница и все вытекающие из нее последствия, включая то, кто редактирует материал, проходит ли он рецензирование и считается ли он частью опубликованной работы.

Эти последствия оказываются более значительными, чем ожидает большинство людей, и издатели открыто расходятся во мнениях на этот счет. Nature утверждает, что дополнительные материалы проходят рецензирование. IOP Publishing заявляет, что их дополнительные файлы по умолчанию не рецензируются и не входят в окончательную версию публикации (Version of Record). Оба заявления размещены на их собственных страницах для авторов. Ниже мы разберем: что и где должно находиться, что на самом деле говорит каждый крупный издатель и как принять решение по конкретному материалу.

<CTA title="Структурируйте объемные документы" description="Jenni поможет вам выстроить структуру диссертации или научной статьи и сохранить единообразие в каждом разделе" buttonLabel="Попробовать Jenni бесплатно" link="https://app.jenni.ai/register" />

Разница в одну строку

Приложение (appendix) является частью документа. Оно верстается вместе со всем остальным текстом, отображается в оглавлении, и у читателя, открывшего диссертацию или PDF-файл, оно уже есть под рукой. Дополнительный файл (supplementary file) существует отдельно от документа и загружается отдельно, обычно в том виде, в каком вы его загрузили, без изменений.

В рецензируемой редакционной статье в журнале Pediatric Radiology проводится практическая граница: приложения содержат относительно краткие материалы для справки читателя, вынесенные за пределы основной части рукописи, в то время как дополнительные материалы содержат объемные, громоздкие или крупноформатные данные и детально не редактируются сотрудниками журнала.

Отсюда эмпирическое правило: если материал нужен читателю непосредственно во время чтения, это приложение. Если же он нужен только для проверки или повторного использования вашей работы, это дополнительный материал.

Что помещается в приложение

Инструментарий исследований, полные версии сокращенных таблиц, планы интервью, схемы кодирования, формы согласия, математические выводы и подробные протоколы. То есть материалы, к которым заинтересованный читатель может обратиться прямо посреди аргументации автора.

Стандарт APA 7 определяет правила форматирования, и их стоит соблюдать, так как это простой способ получить дополнительные баллы за оформление. Если приложение одно, оно называется просто Appendix. Если их несколько, они обозначаются как Appendix A, Appendix B и так далее, в том порядке, в котором они упоминаются в тексте. Каждое приложение располагается после списка литературы, с выровненной по центру меткой и заголовком на следующей строке. И на каждое приложение обязательно должна быть ссылка в тексте, например «см. Приложение B», потому что приложение, на которое ничего не указывает, выглядит как материал, которому вы просто не смогли найти применение.

Два правила, в которых люди часто ошибаются. Приложения идут после списка литературы, а не перед ним. И их порядок определяется первым упоминанием в тексте, а не тем порядком, в котором вы их создавали.

<ProTip title="&#128206; Добавляйте метки сразу:" description="Пишите ссылку в тексте одновременно с созданием приложения. Приложения, добавленные в самый последний момент, почти всегда остаются без ссылок в тексте, а приложение без ссылок — это самый простой повод для вопросов со стороны экзаменатора или рецензента" />

Что помещается в дополнительные материалы

Наборы данных, код для анализа, видео- и аудиозаписи, очень большие таблицы, расширенное описание методов, дополнительные рисунки и все остальное, что перегрузило бы статью при обычной верстке. Определяющими признаками здесь являются объем и необработанный вид данных, а не их значимость.

Издатели устанавливают жесткие лимиты. Nature разрешает максимум десять файлов, при этом размер аудио- или видеофайлов не должен превышать 30 МБ каждый, а общий объем — 150 МБ. PLOS рекомендует не превышать размер 10 МБ на один файл. IOP ограничивает размер отдельных файлов до 50 МБ, а общий объем вместе со статьей — до 150 МБ.

Правила нумерации различаются в зависимости от издателя и являются обязательными. PLOS требует, чтобы элементы упоминались в тексте как S1 Table, S2 Fig и т. д., а доступ к ним осуществлялся только через гиперссылку в подписи. Ознакомьтесь с требованиями целевого журнала до того, как начнете формировать файлы, так как переименование десятка дополнительных материалов на поздних этапах — крайне неблагодарная работа.

Издатели не сходятся во мнениях, и это важно

Ниже представлена таблица, которой, кажется, нет ни на одном другом ресурсе по этой теме. Вся информация взята напрямую из руководств для авторов соответствующих издательств.

IOP идет дальше остальных и прямо заявляет, что дополнительные материалы не являются частью окончательной версии публикации (Version of Record). Это серьезное заявление. Оно означает, что материалы доступны, но формально они не входят в опубликованную статью.

Журналы внутри одного издательства также могут отличаться. Например, Journal of Monetary Economics сообщает авторам, что, хотя он приветствует дополнительные материалы, он не рецензирует их с той же тщательностью, что и основную статью.

<ProTip title="&#128682; Примите решение:" description="Прочитайте правила вашего целевого журнала в отношении дополнительных материалов, прежде чем решать, что именно выносить за рамки статьи. Если этот журнал не рецензирует дополнительные файлы, всё, что напрямую доказывает ваш вывод, должно оставаться в основном тексте" />

Рецензируются ли дополнительные материалы?

Честный ответ: это целиком зависит от издателя, и здесь нельзя строить предположений. Это напрямую влияет на то, как именно вы пишете статью.

Если утверждение в вашем разделе результатов опирается на данные, которые рецензент никогда не увидит, это утверждение фактически остается нерецензированным. В журналах, которые не проверяют дополнительные файлы, проверка на устойчивость результатов, скрытая в дополнительном PDF-файле, вообще не подвергается анализу, какой бы строгой она ни была. Безопаснее всего оставлять все ключевые аргументы, на которых строятся ваши выводы, внутри рецензируемой статьи, а в дополнительных материалах размещать то, что способствует повторному использованию и репликации вашего исследования, а не то, что доказывает вашу правоту.

Еще одна ловушка: рецензенты, даже имея доступ к дополнительным файлам, часто их не открывают. Фраза «см. Дополнительную таблицу S4» вместо непосредственного описания результата в тексте — это верный способ сделать так, будто вашего вывода вообще не существовало.

<ProTip title="&#128451; Архивируйте данные:" description="Никогда не допускайте, чтобы дополнительный файл оставался единственной копией ваших данных. Издатели меняют платформы, а ссылки устаревают, поэтому сохраняйте те же материалы в репозитории со своим собственным постоянным идентификатором" />

Индексируются ли они и можно ли на них ссылаться?

Это также зависит от издателя, и именно здесь практические различия становятся наиболее заметными.

IOP присваивает DOI каждому дополнительному файлу, заявляя, что каждый из них получит уникальный идентификатор, чтобы на него можно было сослаться и найти его. Nature и PLOS размещают дополнительные файлы под тем же DOI, что и сама статья, без отдельных идентификаторов, хотя PLOS также отправляет их на Figshare.

Таким образом, на дополнительный файл можно будет сослаться отдельно, либо же к нему можно будет перейти только через саму статью. В отличие от этого, на приложение (appendix) никогда нельзя сослаться независимо, поскольку оно является частью самого документа — и именно это делает его надежным и доступным.

Заявление о доступности данных — это совсем другое

Этот момент важно разделять, поскольку люди постоянно путают эти понятия. Дополнительные материалы — это контент, который вы загружаете вместе со статьей. Заявление о доступности данных (data availability statement) — это указание на то, где можно найти исходные данные, и обычно это сторонний репозиторий, а не сам журнал.

Правила Nature требуют, чтобы в таких заявлениях описывался минимальный набор данных, необходимый для интерпретации, воспроизведения и развития методов или выводов, включая регистрационные номера и ссылки. Также там указано, что предпочтительным способом обмена большими наборами данных являются публичные репозитории. В этом случае наборы данных цитируются в списке литературы, а не прикрепляются в виде файлов.

Этому правилу стоит следовать и по другим соображениям. Набор данных в специализированном репозитории получает постоянный идентификатор, лицензию и поддержку. У того же набора данных, загруженного в виде дополнительного ZIP-архива, ничего этого нет.

Как решить, куда отправить конкретный материал

Задайте себе четыре вопроса в следующем порядке.

Зависит ли от этого мой вывод? Если да, то материалу место в основном тексте или в приложении (если вы пишете диссертацию). Ни в коем случае не в нерецензируемых дополнительных материалах.

Потребуется ли это читателю непосредственно во время чтения? Если да — в приложение. Если это нужно только для проверки или повторного использования — в дополнительные материалы.

Это данные или текстовое пояснение? Если это набор данных, разместите его в репозитории и напишите заявление о доступности данных, а не прикрепляйте файлом.

Можно ли это сверстать на бумаге/в PDF? Видео, программный код и интерактивные материалы сверстать нельзя. Этот фактор является решающим, независимо от предыдущих трех.

Для диссертации большинство этих вопросов отпадают сами собой: в диссертациях используются приложения, подшитые к документу, а вопрос о дополнительных материалах встает только тогда, когда вы перерабатываете главу в научную статью. На этом этапе материал, который отлично смотрелся в приложении, нужно распределить между основным текстом, дополнительными файлами или репозиторием. И делать это стоит осознанно, а не просто перенося все подряд в дополнительные файлы по умолчанию.

<ProTip title="&#128230; Где это хранится:" description="Перед отправкой выпишите каждый нетекстовый элемент и укажите напротив него, рецензируется ли он, верстается ли и можно ли на него ссылаться в выбранном вами журнале. Если материал не соответствует ни одному из трех критериев, ваша работа должна легко обходиться без него" />

Размещайте важные материалы там, где их точно прочитают

Разница между форматами кажется чисто технической, но на деле она сводится к степени контроля и проверки. Приложение находится внутри оцениваемой работы. Дополнительные материалы могут не рецензироваться, почти никогда не редактируются, а у некоторых издателей и вовсе формально не входят в состав публикации.

<CTA title="Структурируйте длинный документ, не теряя нити повествования" description="Выстраивайте структуру глав, сохраняйте единообразие терминологии и правильно оформляйте ссылки на каждый источник" buttonLabel="Попробовать Jenni бесплатно" link="https://app.jenni.ai/register" />

Принимайте решение, исходя из того, какую роль играет материал в вашей аргументации, и всегда проверяйте правила конкретного журнала, в который вы подаете работу, а не надейтесь, что они совпадают с правилами предыдущего. Заботиться о размещении приложений нужно так же тщательно, как и о структурировании разделов статьи или описании ваших методов, ведь если читатель не сможет найти ваш инструментарий, он не сможет оценить и само исследование.